Инструкция по проведению годового собрания акционеров. Решение о проведении годового общего собрания акционеров

В соответствии с требованиями законодательства проведение годового общего собрания акционеров – обязательная процедура, которая, на первый взгляд, несложная. Однако она включает различного рода формальности, нарушение которых может привести к значительным штрафам. В целом процедуру проведения годового общего собрания акционеров можно условно разделить на несколько этапов.

1. Подготовка к проведению собрания акционеров.

Проводится заседание совета директоров по вопросам проведения годового собрания акционеров, определяется повестка дня, о проведении собрания уведомляются акционеры, производится ознакомление акционеров с информацией (материалами), предоставляемой при подготовке к проведению общего собрания акционеров.

2. Проведение общего собрания акционеров.

Проводятся регистрация прибывших акционеров, выдача бюллетеней (если голосование очное), процедура голосования по вопросам повестки дня, может проводиться оглашение результатов голосования.

3. Оформление результатов общего собрания акционеров.

Оформляются протокол счетной комиссии об итогах голосования, отчет о голосовании, протокол общего собрания акционеров.

Подготовка к проведению годового общего собрания акционеров

Годовое собрание акционеров должно быть проведено в установленные сроки. Законодательство не определяет конкретную дату проведения годового собрания акционеров (она определяются уставом общества). При этом законодатель ограничивает усмотрение общества о сроке проведения годового собрания. Так, годовое собрание должно быть проведено не ранее, чем через два месяца и не позднее, чем через шесть месяцев после окончания финансового года. Финансовый год соответствует календарному году и длится с 1 января по 31 декабря (ст. 12 Бюджетного кодекса Российской Федерации). Данный ограничительный срок применяется также и в ситуации, когда не содержит положения о дате проведения годового собрания акционеров.

Уклонение от созыва общего собрания акционеров влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей, на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до 1 (одного) года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (п 1 ст. 15.23.1 КоАП РФ).

Кроме того, нарушение установленных сроков проведения годового собрания акционеров влечет прекращение полномочий совета директоров (наблюдательного совета) общества, за исключением полномочий по подготовке, созыву и проведению годового общего собрания акционеров (п. 1 ст. 66 Федерального закона от 26.12.2005 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

В порядке подготовки к проведению годового собрания акционеров проводится заседание совета директоров, на котором решаются вопросы, связанные с формой проведения общего собрания акционеров (собрание или заочное голосование); датой, местом, временем проведения общего собрания акционеров; датой составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров; повесткой дня общего собрания акционеров; порядком сообщения акционерам о проведении общего собрания акционеров; перечнем информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и порядок ее предоставления; формой и текстом бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями.

Итоги заседания совета директоров оформляются соответствующим протоколом, в котором детально раскрывается содержание и последовательность обсуждаемых вопросов, содержание принятого решения по каждому из вопросов, результаты голосования по каждому из вопросов. В протоколе обязательно указывается дата и время заседания совета директоров, состав совета директоров, наличие кворума.

Отдельными документами также должны быть оформлены утвержденная советом директоров повестка дня годового общего собрания акционеров, сообщение о проведении годового общего собрания акционеров, которое направляется в адрес акционеров, бюллетени для голосования по каждому из вопросов повестки дня.

Повестка дня должна включать обязательные для решения вопросы, установленные п. 2 ст. 54 и п.п. 11 п. 1 ст. 48 Закона № 208-ФЗ. Помимо обязательных вопросов в повестку дня могут быть включены и дополнительные вопросы, решение которых входит в компетенцию общего собрания акционеров. Дополнительные вопросы выносятся на повестку дня, как советом директоров, так и акционерами. Предложения в повестку дня вносят акционеры, которые являются в совокупности владельцами не менее чем 2% голосующих акций общества. Предложения в повестку дня должны поступить в общество не позднее чем через 30 дней после окончания финансового года, если уставом общества не установлен более поздний срок.

Сообщение о проведении годового собрания акционеров направляется каждому акционеру, который имеет право на участие в собрании. Императивные сроки направления данного сообщения установлены законом, а порядок его направления может определяться обществом самостоятельно. Так, данное сообщение должно быть сделано не позднее, чем за 20 дней, а сообщение о проведении общего собрания акционеров, повестка дня которого содержит вопрос о реорганизации общества, - не позднее, чем за 30 дней до даты его проведения.

Что касается порядка направления сообщения, то по общему правилу сообщение о проведении собрания направляется акционеру заказным письмом. Однако уставом общества могут быть предусмотрены другие требования к направлению сообщения. Например, в уставе можно закрепить, что сообщение направляется заказным письмом с уведомлением или ценным письмом с описью вложения, или вручается лично под роспись. Уставом может также предусматриваться необходимость публиковать сообщение о проведении собрания в доступных средствах массовой информации, в печатных изданиях. В любом случае общество вправе дополнительно информировать акционеров о проведении общего собрания акционеров через иные средства массовой информации (телевидение, радио).

Нарушение порядка или срока направления (вручения, опубликования) сообщения о проведении общего собрания акционеров влечет наложение административного штрафа. На граждан штраф налагается в размере от 2 000 до 4 000 рублей, на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (ст. 15.23.1 КоАП РФ).

В сообщении о проведении общего собрания акционеров указываются полное фирменное наименование общества и место его нахождения; форма проведения общего собрания акционеров (собрание или заочное голосование); дата, место, время проведения общего собрания акционеров; дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров; повестка дня общего собрания акционеров; порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться. Сообщение должно быть составлено с учетом дополнительных требований, установленных постановлением ФКЦБ РФ от 31.05.2002 № 17/пс (ред. от 7.02.03 г.).

Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов к форме, сроку или месту проведения общего собрания акционеров, а равно проведение общего собрания акционеров с нарушением формы, даты, времени или места его проведения, определенных органом акционерного общества или лицами, созывающими общее собрание акционеров влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей, на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (п. 5. ст. 15.23.1 КоАП РФ).

Важно учесть, что на участие в общем собрании акционеров имеют право акционеры, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании. Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется на основании данных реестра акционеров общества, либо акционерным обществом, либо лицом, которому поручено ведение реестра. Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров. Список действителен в течении 50 дней, а в отдельных случаях – в течении 85 дней до даты проведения общего собрания акционеров.

Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов к составлению списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей, на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (статья 15.23.1 КоАП РФ).

В период с даты направления сообщения о проведении годового общего собрания до даты проведения собрания производиться ознакомление акционеров с информацией (материалами), предоставляемой при подготовке к проведению общего собрания акционеров. По требованию лица, имеющего право на участие в общем собрании акционеров, общество обязано предоставить ему копии документов. Плата, взимаемая обществом за предоставление данных копий, не может превышать затраты на их изготовление.

Непредоставление или нарушение срока предоставления информации (материалов), подлежащей (подлежащих) предоставлению в соответствии с федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами, при подготовке к проведению общего собрания акционеров влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей, на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (п. 2 ст. 15.23.1 КоАП РФ).

Все названные нарушения, связанные с составлением списка лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, сообщением о проведении собрания, предоставлением акционерам соответствующей информации (документов) могут повлечь также признание недействительным решения годового общего собрания акционеров общества (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2008 № Ф04-424/2008 1017-А27-16, ФАС Московского округа от 14.02.2008 № КГ-А41/14154-07, определение ВАС РФ от 13.02.2009 № 862/09)

Проведение общего собрания акционеров

Прибывшие на собрание акционеры должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале регистрации участников собрания и учета выдаваемых в ходе собрания бланков бюллетеней. Право на участие в общем собрании акционеров осуществляется акционером как лично, так и через своего представителя. Представитель акционера действует на основании нотариальной доверенности, экземпляр которой должен быть приобщен к журналу регистрации участников собрания и учета выдаваемых в ходе собрания бланков бюллетеней.

Общее собрание правомочно только при наличии кворума. По общему правилу общее собрание акционеров имеет кворум, если в нем приняли участие акционеры, обладающие в совокупности более чем половиной голосов размещенных голосующих акций общества (50% акций + 1 акция). При определении кворума должны учитываться также положения п. 6 ст. 32.1, п. 6 ст. 84.2 Закона № 208-ФЗ.

Проведение общего собрания акционеров при отсутствии кворума, необходимого для его проведения, или рассмотрение отдельных вопросов повестки дня при отсутствии необходимого кворума , влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 000 до 4 000 рублей, на должностных лиц - от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (п. 6 ст. 15.23.1 КоАП РФ).

Голосование по вопросам повестки дня производиться бюллетенем для голосования. В практике проведения собраний акционеров бюллетень используется даже в случае, когда закон допускает голосование путем поднятия рук (п. 1 ст. 60 Закона № 208-ФЗ), поскольку наличие заполненного бюллетеня усложняет процедуру оспаривания результатов голосования. Бюллетень для голосования выдаются каждому прибывшему участнику или его представителю под роспись. Бюллетени, как уже указано, составляются отдельно по каждому вопросу голосования, хотя закон и не содержит прямого запрета на включение в бюллетень нескольких вопросов, поставленных на голосование. Форма бюллетеня должна строго соответствовать требованиям законодательства (п. 4 ст. 60 Закона № 208-ФЗ, постановлением ФКЦБ России № 17/пс). Голосование на общем собрании акционеров осуществляется по принципу "одна голосующая акция общества - один голос", за исключением проведения кумулятивного голосования.

Оформление результатов годового общего собрания акционеров

Подсчет голосов производится счетной комиссией или лицом ее заменяющим. (счетная комиссия создается в обществе с числом владельцев голосующих акций более ста). По итогам голосования счетная комиссия или лицо, которое выполняет ее функции, составляет протокол об итогах голосования, который подписывается членами счетной комиссии или лицом, выполняющим ее функции. Протокол об итогах голосования составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров.

Если итоги голосования по каждому из вопросов повестки не были оглашены акционерам после завершения процедуры голосования, необходимо составить отчет о результатах голосования. Данный отчет не позднее десяти дней после составления протокола об итогах голосования необходимо направить каждому лицу, включенному в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, в порядке, предусмотренном для сообщения о проведении общего собрания акционеров.

Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов по оглашению или доведению до сведения акционеров решений, принятых общим собранием, либо результатов голосования влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 000 до 30 000 рублей или дисквалификацию на срок до одного года, на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 рублей. (п. 10 ст. 15.23.1 КоАП).

Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 15 дней после закрытия общего собрания акционеров в двух экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на общем собрании акционеров и секретарем общего собрания акционеров. Протокол о проведении общего собрания акционеров должен содержать информацию о месте и времени проведения общего собрания акционеров; общем количестве голосов, которыми обладают акционеры - владельцы голосующих акций общества; количестве голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании; председателе (президиуме) и секретаре собрания, повестке дня собрания. В протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием (п. 2 ст. 63 Закона № 208-ФЗ). Протокол общего собрания также должен содержать сведения, указанные в пунктах 5.1, 5.7 и 5.8 постановления ФКЦБ России № 17/пс.

Нарушение председателем или секретарем общего собрания акционеров требований к содержанию, форме или сроку составления протокола общего собрания акционеров, а равно уклонение указанных лиц от подписания указанного протокола влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1 000 до 2000 руб., на должностных лиц - от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок до шести месяцев.

В этом номере мы акцентируем ваше внимание на оформлении документов в процессе регистрации участников, прибывших на общее собрание акционеров; бюллетеня для голосования, попутно объясняя правила обычного и кумулятивного голосования; протокола самого собрания, а также протоколов и отчета счетной комиссии. Мы объясняем, какие возможны вариации оформления с учетом последних нововведений ФСФР.

Счетная комиссия

В обществе с числом акционеров (владельцев голосующих акций) более 100 создается счетная комиссия, количественный и персональный состав которой утверждается общим собранием акционеров. Если держателем реестра является профессиональный регистратор, выполнение функций счетной комиссии может быть поручено ему. Если владельцев голосующих акций более 500, то функции счетной комиссии в обязательном порядке выполняет регистратор (причем именно тот, который ведет реестр акционеров данного АО).

В составе счетной комиссии должно быть минимум 3 человека. Кроме того, в счетную комиссию не могут входить:

• члены Совета директоров (наблюдательного совета) общества;
• члены ревизионной комиссии (ревизор) общества;
• члены коллегиального исполнительного органа общества;
• единоличный исполнительный орган общества (обычно это генеральный директор), а равно управляющая организация или управляющий,
• а также лица, выдвигаемые кандидатами на вышеперечисленные должности.

В задачи счетной комиссии входит:

• проверка полномочий и регистрация лиц, участвующих в общем собрании акционеров;
• определение кворума общего собрания акционеров;
• разъяснение вопросов, возникающих в связи с реализацией акционерами (их представителями) права голоса на общем собрании;
• разъяснение порядка голосования;
• обеспечение порядка голосования;
• подсчет голосов;
• подведение итогов голосования;
• составление протокола об итогах голосования и передача его в архив вместе с бюллетенями для голосования.

Порядок работы, статус и полномочия счетной комиссии в ОАО, как правило, регулируются отдельным локальным нормативным актом. Он утверждается общим собранием акционеров и является одним из основных документов организации. На наш взгляд, он должен содержать и общие требования к порядку оформления протоколов счетной комиссии. Их может быть два:

• первый протокол – о результатах регистрации акционеров на общем собрании (данный документ нужен прежде всего для определения кворума по вопросам повестки дня собрания);
• ну и, естественно (согласно требованиям ст. 62 ФЗ «Об АО»), – протокол об итогах голосования, на его основании составляется отчет об итогах голосования. Протокол об итогах голосования на общем собрании подписывается членами счетной комиссии, а в случае если функции счетной комиссии выполнял регистратор, – лицами, уполномоченными регистратором. Если же число акционеров менее 100, то счетная комиссия может не создаваться; тогда такой протокол подписывается председателем собрания и секретарем.

Регистрация акционеров и их представителей

Общему собранию акционеров всегда предшествует процедура регистрации участников. В рамках данной процедуры устанавливаются полномочия лиц, которые выразили желание принять участие в общем собрании акционеров (ОСА). Регистрация лиц, участвующих в ОСА, должна осуществляться по адресу места проведения этого собрания. Процесс регистрации по сути представляет собой процесс идентификации прибывших путем сравнения данных, содержащихся в списке лиц, имеющих право на участие в ОСА, с данными предъявляемых документов.

Если интересы акционеров представляют доверенные лица, то должна производиться также проверка их полномочий – представленные ими документы проверяются формально:

1. Если речь идет о доверенности, то необходимо установить:
   • не истек ли срок полномочий. Доверенность всегда выдается на определенный срок. ГК РФ установил максимальный срок ее действия – 3 года. Срок действия в доверенности может быть и не указан, в этом случае она считается действующей на протяжении 1 года с даты выдачи. Дата выдачи доверенности – ее обязательный реквизит, без которого она недействительна! Доверенность может быть выдана не только на срок, но и на участие в конкретном собрании акционеров;
   • есть ли в доверенности все необходимые сведения. В соответствии с ФЗ «Об АО» доверенность на голосование должна содержать сведения о представляемом и представителе:
     • для физического лица – имя, данные документа, удостоверяющего личность (серия и (или) номер документа, дата и место его выдачи, орган, выдавший документ),
     • для организации – наименование, сведения о месте нахождения;
   • не был ли ранее получен акционерным обществом отзыв доверенности;
   • заверены ли подписи надлежащим образом. Если доверенность на голосование выдается физическим лицом, то она должна быть заверена нотариально. Если выдается юрлицом, то необходимо учесть требования пункта 5 статьи 185 ГК РФ2.
2. Если же речь идет о лице, исполняющем обязанности единоличного исполнительного органа (ЕИО) юридического лица-акционера, кроме его личности (путем предъявления паспорта), необходимо проверить:
   • название должности и полномочия такого должностного лица. Это можно установить по уставу организации-акционера (обычно предъявляется его нотариально заверенная копия);
   • факт назначения явившегося к вам на собрание человека на должность, указанную в уставе как ЕИО.В зависимости от организационно-хозяйственной формы можно предъявить протокол или решение полномочного органа (для ООО – общего собрания участников, для АО – общего собрания акционеров или Совета директоров, для учреждения – решение учредителя), а также выписку из него. Дополнительно можно попросить представить выписку из ЕГРЮЛ, подтверждающую факт внесения в него этой информации. Однако необходимо помнить, что реестр имеет только информационный характер и основным документом является протокол о назначении;
   • если ЕИО ограничен в полномочиях, то кроме документов, подтверждающих его полномочия о представлении интересов юридического лица без доверенности, должен присутствовать также протокол вышестоящего органа юридического лица-акционера, имеющего полномочия на принятие решений. Причем в таком протоколе должны содержаться точные формулировки вопросов повестки дня и решение о том, как необходимо по ним голосовать.

Передача права акционера на участие в ОСА представителю зафиксирована в Положении об общем собрании акционеров ОАО «Кулебакский завод металлических конструкций»3

Статья 28. Передача права на участие в общем собрании акционеров

1. Передача прав представителю акционера осуществляется путем выдачи письменного полномочия – доверенности.

2. Акционер вправе выдать доверенность как на все принадлежащие ему акции, так и на любую их часть.

3. Доверенность может быть выдана как на весь комплекс прав, предоставляемых акцией, так и на любую их часть <...>

8. Акционер вправе в любое время заменить своего представителя и лично осуществлять права, предоставляемые акцией, прекратив действие доверенности. Акционер вправе, не прекращая действие доверенности, заменить своего представителя и лично осуществлять права, предоставляемые акцией <...>

Если доверенность представителя отозвана в указанном порядке, он не может быть зарегистрирован для участия в общем собрании акционеров.

Образцы генеральной, специальной и разовой доверенности, а также доверенности на английском языке с апостилем и ее переводом на русский язык, общие правила оформления этого документа вы найдете в статье «Выдаем доверенности на представление интересов организации» в № 10’ 2011 и № 11’ 2011

Теперь приведем образцы двух доверенностей:

• для простого случая, когда одно доверенное лицо полностью представляет на ОСА интересы акционера, не имея каких-либо ограничений (см. Пример 15), и
• для более сложного, когда передача полномочий осуществляется только на часть акций (см. Пример 16).

Эти доверенности немного отличаются способом размещения некоторых реквизитов. В обеих текст разделен на смысловые абзацы, что не соответствует привычным правилам русского языка, зато позволяет быстро находить ключевую информацию: кто, кому и что доверил (такой вариант оформления доверенности встречается все чаще).

Обратите внимание на реквизиты, которые используются для идентификации организации и физлица, фигурирующих в доверенности.

А вот наличия в этом документе подписи доверенного лица закон не требует (без нее доверенность тоже будет действительна), просто ее наличие поможет дополнительно защититься от мошеннических действий, т.к. позволяет сличить образец подписи в доверенности с теми росчерками, которые на других документах будет ставить представитель.

Доверенность на участие в ОСА – общий случай

Доверенность на передачу полномочий по части акций

Состав участников собрания, проводимого в форме совместного присутствия, фиксируется благодаря заполнению Журнала регистрации участников (Пример 17). В случае направления акционерами бюллетеней в общество (вместо личного присутствия на собрании) представляется целесообразным составлятьведомость регистрации поступивших бюллетеней, где отражаются даты их поступления (по последней дате на оттиске почтового штемпеля). Кроме того, составляется протокол регистрации участников общего собрания акционеров (Пример 19). Требования к форме и содержанию перечисленных нами здесь регистрационных форм не установлены, поэтому каждое АО вольно разрабатывать их под себя, следуя здравому смыслу (можете использовать и наши образцы).

Журнал регистрации участников ОСА (самих акционеров, доверенных лиц и представителей)

Отметим только ряд сведений, которые целесообразно включить в Журнал регистрации участников ОСА в силу Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утвержденного приказом ФСФР России от 02.02.2012 № 12-6/пз-н4:

• в сообщениях о проведении собрания должно быть указано время начала регистрации (п. 3.1 Положения). Фиксация в Журнале фактического времени начала регистрации поможет подтвердить, что регистрация началась в то время, которое было указанно в извещении о проведении ОСА. См. пометку 1 в Журнале из Примера 17;
• согласно п. 4.6 Положения «регистрация лиц, участвующих в общем собрании, проводимом в форме собрания, должна осуществляться по адресу места проведения общего собрания». Указание этого адреса в Журнале послужит дополнительным подтверждением соблюдения данных требований. См. пометку 2 в Примере 17;
• факт проверки документов, удостоверяющих личность, у прибывших на собрание (т.е. выполнение п. 4.9 Положения) дополнительно подтвердит наличие в Журнале заполненного столбца, отмеченного цифрой 3 в Примере 17;
• лицевой счет открывается каждому зарегистрированному в реестре акционеров лицу – владельцу, номинальному держателю, залогодержателю или доверительному управляющему. Он содержит данные не только о зарегистрированном лице, но и о виде, количестве, категории (типе), государственном регистрационном номере выпуска, номинальной стоимости ценных бумаг, номерах сертификатов и количестве ценных бумаг, удостоверенных ими (в случае документарной формы выпуска), обременении ценных бумаг обязательствами и (или) блокировании операций, а также операциях с ценными бумагами. Порядок присвоения номеров лицевым счетам определяется внутренними документами организации, осуществляющей ведение реестра акционеров. См. пометку 4 в Примере 17.

Бюллетень для голосования

Если в АО больше 100 владельцев голосующих акций, то голосование на годовом собрании акционеров общества должно в обязательном порядке проводиться с использованием бюллетеней для голосования. Если число акционеров меньше, без них можно обойтись, но стоит отметить, что если в собрании участвует больше 7–10 человек, то использование бюллетеней, на наш взгляд, уже оправдает себя. Во-первых, это ускоряет сам процесс голосования, а во-вторых, снижает риск конфронтации акционеров с обществом по поводу их действительной воли, высказанной в ходе голосования.

Действующее законодательство (абз. 2 п. 2 ст. 60 ФЗ «Об АО») предусматривает, что если в обществеболее 1000 акционеров, то бюллетени должны быть разосланы им заранее. Обычно это делается вместе с рассылкой уведомления о проведении ОСА5.

Если их меньше, то требование обязательной рассылки можно закрепить в уставе АО. Своевременная рассылка бюллетеней в небольших обществах позволяет повысить уровень доверия к органам управления, а в крупных – значительно упростить подсчет голосов. Кроме того, п. 3 ст. 60 ФЗ «Об АО» для тех, кто рассылает бюллетени, делает определенную поблажку: акционеры этих АО смогут принять участие в собрании лично либо направить заполненные бюллетени в общество для заочного голосования (при определении кворума и подведении итогов голосования будут учитываться голоса, представленные бюллетенями, полученными АО не позднее чем за 2 дня до даты проведения ОСА).

Во всех остальных случаях бюллетени раздаются при регистрации акционеров на ОСА.

• форма проведения ОСА (собрание или заочное голосование);
• дата, место, время проведения ОСА и почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени;
• формулировки решений по каждому вопросу (имя каждого кандидата), голосование по которым осуществляется данным бюллетенем6;
• варианты голосования по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками «за», «против» или «воздержался». Напротив каждого варианта голосования должны содержаться поля для проставления числа голосов, отданных за каждый вариант голосования, либо может содержаться указание числа голосов, принадлежащих лицу, имеющему право на участие в общем собрании (в Примере 18 реализован второй вариант);
• если по вопросу проводится кумулятивное голосование, то это должно быть специально отмечено;
• упоминание о том, что бюллетень для голосования должен быть подписан акционером (см. пометку 1 в бюллетене из Примера 18);
• в бюллетене должны разъясняться правила:
  • обычного голосования – когда по вопросу повестки дня нужно выбрать только 1 вариант ответа: «за», «против» или «воздержался» (см. пометку 2 в Примере 18) и
  • кумулятивного (если вопросы, поставленные на такое голосование есть в бюллетене) – оно применяется для выбора кандидатов на должности. Причем число кандидатов, между которыми распределяются голоса при кумулятивном голосовании, может превышать число лиц, которые должны быть избраны (например, Совет директоров состоит из 5 человек, а на эти места претендуют 9 человек, и лишь набравшие больше всего голосов пройдут в этот коллегиальный орган) – пометка 3 в Примере 18.

В Примере 18 продемонстрировано заполнение бюллетеня при обычном голосовании (вопросы № 1, 2 и 3 повестки дня) и при кумулятивном (вопрос № 7).

Процедурные вопросы

• выбрать Председателя собрания;
• секретаря собрания, как правило, назначает председательствующий, но в уставе или ином документе АО может быть прописана иная процедура (п. 4.14 Положения);
• выбрать счетную комиссию, которая может действовать в течение одного собрания или, например, целого года; функции счетной комиссии может выполнять и регистратор, ведущий реестр акционеров этого АО; напомним, что если в АО менее 100 акционеров, то ее функции могут выполнять председатель и секретарь собрания.

Отдельно остановимся на проблеме отражения в протоколе ОСА и бюллетене ряда процедурных вопросов. Наиболее распространенный из них – избрание Председателя и секретаря собрания. Существует несколько вариантов, но их выбор не является произволом АО. Он зависит от того порядка, который изложен в его Уставе.

По общему правилу избрание Председателя, секретаря годового ОСА не может производиться на нем самом; обязанность председательствовать на ОСА законом возложена на Председателя Совета директоров, если иное не предусмотрено Уставом; а порядок исполнения функций Председателя в его отсутствие определяется локальным нормативным актом АО (например, Положением о Совете директоров). Таким образом, если в Уставе нет специальной оговорки о том, что Председатель должен избираться на годовом ОСА, то ни о каком голосовании по его кандидатуре речи быть не может. Годовое собрание ведет либо сам Председатель, либо в его отсутствие лицо, исполняющее его функции в соответствии с внутренними локальными актами.

Ситуация с секретарем до вступления в силу Положения была достаточно запутана. Однако сейчас она четко урегулирована п. 4.14 данного документа: «Секретарь общего собрания назначается председательствующим на общем собрании, если уставом или внутренним документом общества, регулирующим деятельность общего собрания, не установлен иной порядок его назначения (избрания)».

Если же в Уставе или локальном акте АО есть оговорки об избрании Председателя и секретаря, то данный вопрос, на наш взгляд, должен включаться в Повестку дня собрания и бюллетени для голосования под № 1. Вместе с тем необходимо понимать, что подобные оговорки могут привести к достаточно проблемным ситуациям, особенно в ходе корпоративных конфликтов. Общество может оказаться в ситуации, когда проведение собрания невозможно, поскольку акционеры не пришли к соглашению в отношении кандидатур в рамках решения процедурного вопроса.

Кто выполняет функции счетной комиссии, обычно тоже решается до собрания.

Т.к. вопрос определения кворума на собрании важен, то для подтверждения факта наличия кворума счетная комиссия может составлять такой процедурный документ, как протокол о результатах регистрации акционеров на ОСА (Пример 19).

Протокол о результатах регистрации акционеров на ОСА

Примечание к Примеру 19: с целью ускорения работы шаблон протокола можно подготовить заранее, при этом остаются незаполненными графы «зарегистрировано» и «общее число голосов зарегистрированных акционеров», которые заполняются потом от руки перед подписанием документа.

Как правило, первый вариант документа составляется для предоставления Председателю перед началом ОСА. Затем такие документы могут готовиться непосредственно перед слушанием каждого вопроса (регистрация продолжается, и вдруг удалось набрать кворум по тем вопросам, по которым его не было на начало собрания). Такой протокол не является обязательным и достаточно часто заменяется чем-то вроде отчетов или докладных записок за подписью председателя счетной комиссии. Этот документ содержит информацию об общем числе акционеров и числе акционеров, зарегистрированных на момент начала ОСА.

Владимир Матулевич, эксперт журнала «Юридический справочник руководителя»

Положение четко закрепляет, что общее собрание можно открывать, если есть кворум хотя бы по одному вопросу из повестки дня (п. 4.10). При этом у желающих принять участие в собрании возможность пройти регистрацию есть и после завершения обсуждения последнего вопроса повестки дня (по которому имеется кворум), но до начала голосования.

Если же ко времени начала собрания нет кворума ни по одному из вопросов повестки дня, есть возможность перенести открытие, но максимум на 2 часа. Конкретный срок можно прописать в уставе либо внутреннем документе АО, регулирующем деятельность ОСА. Если этого не сделать, то открытие можно переносить только на 1 час. Причем делать это до бесконечности не получится: перенос возможен лишь 1 раз.

Во избежание корпоративных споров и для достижения полной объективности голосования в пункте 4.20 Положения приведен полный перечень типов акций, владение которыми на кворум не влияет.

К итоговым документам общего собрания Положение относит:

• протокол общего собрания;
• протокол об итогах голосования;
• отчет об итогах голосования (если принятые решения и итоги голосования не оглашались в ходе собрания);
• документы, принятые или утвержденные решениями общего собрания.

ФСФР в приказе № 12-6/пз-н довольно подробно расписала требования к каждому документу. Так, в протоколах достаточно воспроизвести основные положения выступлений. При этом по сравнению с прежними правилами перечень информации, которая должна быть в протоколе, расширился.

Последние годы государство в корпоративных отношениях активно поддерживает сторону акционеров как изначально более ущемленную по сравнению с «верхушкой» акционерного общества. Показательный пример – появление в КоАП РФ статьи 15.23.1, устанавливающей ответственность, в том числе за нарушение порядка подготовки и проведения общих собраний акционеров. Этой статьей предусмотрены немалые штрафы, порядок цифр следующий – от 2000 до 700 000 руб. (и, как вариант, – дисквалификация). Арбитражная практика показывает, что данная статья «пользуется спросом» у судов и ФСФР России. Так что с ней есть смысл ознакомиться.

Протоколы и отчет об итогах голосования

Протокол общего собрания акционеров составляется не позднее 3 рабочих дней после закрытия общего собрания акционеров в 2 экземплярах. Оба экземпляра подписываются председательствующим на ОСА и секретарем ОСА. В протоколе общего собрания указываются (п. 4.29 Положения):

• полное фирменное наименование и место нахождения АО;
• вид общего собрания (годовое или внеочередное);
• форма его проведения (собрание или заочное голосование);
• дата составления списка лиц, имеющих право на участие в ОСА;
• дата проведения ОСА;
• место проведения ОСА, проведенного в форме собрания (адрес, по которому проводилось собрание);
• повестка дня ОСА;
• время начала и время окончания регистрации лиц, имевших право на участие в ОСА, проведенном в форме собрания;
• время открытия и время закрытия ОСА, проведенного в форме собрания; а в случае если решения, принятые общим собранием, и итоги голосования по ним оглашались на собрании, то еще и время начала подсчета голосов;
• почтовый адрес (адреса), по которому направлялись заполненные бюллетени для голосования при проведении ОСА в форме собрания (если голосование по вопросам, включенным в повестку дня ОСА, могло осуществляться путем заочного голосования);
• число голосов, которыми обладали лица, включенные в список имеющих право на участие в ОСА, по каждому вопросу повестки дня общего собрания;
• число голосов, приходившихся на голосующие акции общества по каждому вопросу повестки дня;
• число голосов, которыми обладали лица, принявшие участие в общем собрании, с указанием, имелся ли кворум (отдельно по каждому вопросу повестки дня);
• число голосов, отданных за каждый из вариантов голосования («за», «против» и «воздержался»), по каждому вопросу повестки дня, по которому имелся кворум;
• формулировки решений, принятых общим собранием по каждому вопросу повестки дня;
• основные положения выступлений и имена выступавших лиц по каждому вопросу повестки дня, если ОСА было в форме собрания;
• председатель (президиум) и секретарь ОСА;
• дата составления протокола ОСА.

Как видите, содержание протокола как одного из основных корпоративных документов определено действующим законодательством достаточно детально. Вместе с тем форма представления информации ничем не регламентируется, поэтому компонуют ее по-разному:

1. Одни АО размещают материал «по вопросам», то есть дают описание последовательно:
   • вопрос повестки дня;
   • выступления по данному вопросу;
   • решение и итоги голосования по данному вопросу.
2. Другие АО дают материал логическими блоками:
   • повестка дня;
   • выступления по каждому вопросу повестки дня;
   • решения и итоги голосования по всем вопросам.

Юристы больше следят за выполнением обязательных требований действующего корпоративного законодательства к содержанию протокола ОСА, чем за правилами оформления протокола, сложившимися у нас в советский период и сейчас имеющими рекомендательный характер. Поэтому многие идут вторым путем. Особенно его любят в крупных акционерных обществах, поскольку при большом количестве выступающих и голосующих акционеров он позволяет составлять протокол двумя независимыми блоками, разделенными по времени:

• выступления фиксируются непосредственно по итогам собрания по стено- или аудиограммам выступлений. При этом по каждому вопросу повестки дня можно работать раздельно, т.е. над документом одновременно может работать большое число специалистов;
• а подсчет голосов добавляется в протокол чуть позже – после подсчета бюллетеней.

Мы приведем образец протокола общего собрания акционеров в Примере 20, составленный по первой схеме – более привычной для аудитории нашего журнала. Стоит отметить, что в этом случае рационально использовать раздельные бюллетени для голосования, когда каждый вопрос голосуется своим бюллетенем. Это значительно ускорит подсчет голосов, а в АО с небольшим числом акционеров сделает возможным даже оглашение результатов голосования по вопросу в ходе самого собрания.

К протоколу общего собрания в обязательном порядке приобщаются протокол об итогах голосования на общем собрании и документы, принятые или утвержденные решениями данного ОСА.

Счетная комиссия по итогам голосования составляет протокол, подписываемый всеми членами счетной комиссии (Пример 21). Он должен быть составлен не позднее 3 рабочих дней после закрытия ОСА. Решения, принятые общим собранием акционеров, а также итоги голосования:

• оглашаются на самом собрании (в ходе которого проводилось голосование) или
• доводятся в том же порядке, в каком акционеры уведомлялись о проведении ОСА (рассылка писем или публикация в СМИ) не позднее 10 дней после составления протокола об итогах голосования в виде отчета об итогах голосования (Пример 22).

Дополнительно поясним: протокол об итогах голосования составляется всегда (это следует из п. 4 ст. 63 ФЗ «Об АО» и дополнительного разъяснения в п. 4.28 Положения). А в том случае, если решения, принятые ОСА, и итоги голосования не оглашались в ходе собрания, на котором проводилось голосование, дополнительно составляется также отчет об итогах голосования. Есть и некоторая разница в реквизитах документов: наиболее серьезная разница в том, что протокол подписывается членами счетной комиссии, а отчет – председателем и секретарем ОСА.

После составления и подписания протокола об итогах голосования бюллетени для голосования опечатываются счетной комиссией и сдаются в архив общества на хранение. В свое время ФКЦБ определил срок хранения бюллетеней: «до прекращения деятельности акционерного общества»7.

О хранении документов общего собрания акционеров читайте на сайте «Как хранить документы, связанные с проведением общего собрания акционеров?»

Годовое общее собрание акционеров не может быть «заочным», оно всегда проводится в форме очного собрания. Даже если все акционеры прислали заполненные бюллетени и не явились лично, с формальной точки зрения это все равно очное собрание с тем пакетом документов, про который мы говорим в данной статье.

Еще обратите внимание на нумерацию и даты протоколов: дата – обязательный идентификационный реквизит, а номер может и отсутствовать.

Про оформление сшивов читайте на сайте «Как правильно оформить сшив многостраничных документов?»

Протоколы годовых общих собраний акционеров вообще можно не нумеровать. Если в пределах календарного года проводится второе собрание, то его протоколу сразу присваивается № 2, а первый протокол (годового собрания) остается без номера. Такой реквизит протокола, как дата, отражает дату проведения собрания, а не дату подписания протокола (обращаем на это ваше внимание, т.к. данные события часто происходят не в один день). При этом надо следить за правильными формулировками в повестке дня, где отражается год (например, в протоколе годового собрания в 2013 году будет фигурировать «Утверждение годового отчета Общества за 2012 год»).

Что касается протоколов счетной комиссии, то они нумеруются в пределах работы счетной комиссии в определенном составе. Обычно предпочитают создавать/образовывать счетную комиссию в одном составе на одно собрание, тогда, например:

• под № 1 будет идти протокол о результатах регистрации акционеров,
• под № 2 – промежуточный протокол по итогам голосования и
• под № 3 – протокол об итогах голосования.

Если счетная комиссия образовывается для работы на нескольких собраниях, например, в пределах года, то на втором собрании протокол этой счетной комиссии о результатах регистрации участников уже будет носить № 4, а следующий об итогах голосования на собрании – № 5 и т.д.

Протокол общего собрания акционеров

Примечание к Примеру 20: Принятые на собрании решения носят распорядительный характер и формулируются соответствующим образом. Обратите внимание на их нумерацию: первая цифра повторяет номер вопроса в повестке дня, а вторая – нумерует принятые решения по этому вопросу. Ведь их может быть более одного, например, под № 9 в повестке дня числится утверждение определенного локального нормативного акта, но акционеры кроме его утверждения, могут решить поручить разработать еще один документ конкретным исполнителям к определенному сроку. В такой ситуации будет уже 2 решения по одному вопросу повестки дня с номерами 9.1 и 9.2.

Собрание акционеров, плановое или внеочередное, проводят по правилам, которые закрепили в законе об АО. Что нужно знать о созыве собрания и процедуре его проведения.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Читайте в нашей статье:

Общее собрание акционеров – это высший орган управления ПАО или НАО. В его исключительной компетенции находятся решения по ключевым вопросам работы компании, например:

• заключение крупной сделки, если ее стоимость выше 50% балансовой стоимости активов АО;
• внесение изменений в устав;
• дополнительная эмиссия акций;
• изменение уставного капитала;
• реорганизация или ликвидация компании и т. д.

Ежегодные собрания созывают для утверждения итогов за истекший год, выборов нового совета директоров и т. д.

Проведение общего собрания акционеров регулируется нормами З «Об акционерных обществах» (далее Закон об АО). Чтобы провести очередную или внеочередную встречу собственников бизнеса, нужно выполнить несколько шагов:

1. Принять решение о созыве и проведении собрания. Назначить место, дату и время встречи.
2. Утвердить список акционеров, которе примут участие в собрании.
3. Уведомить участников собрания в установленном порядке.
4. Провести встречу. Проведение собрания сопровождается оформлением протокола, в котором фиксируют ход встречи и все принятые решения.
5. Оформить итоги собрания согласно требованиям закона.

Гость, знакомьтесь - !

Шаг 1. Общее собрание акционеров проводят на основании решения о необходимости встречи

Собрание нельзя проводить без предварительного решения о нем. Принять такое решение – в компетенции совета директоров АО (подп. 2 п. 1 ст. 65 Закона об АО). Помимо принятия самого решения, совет руководит подготовкой и проведением встречи (подп. 4 п. 1 ст. 65 Закона об АО). Если в АО совет не сформировали, все эти функции берет на себя лицо или орган, специально указанные в уставе (п. 1 ст. 64 Закона об АО).

Что указать в решении о проведении собрания

Совет директоров указывает в решении о собрании все важные моменты. Какое именно общее собрание акционеров проводить – годовое или внеочередное; когда, где и во сколько организовать встречу, когда начинать регистрировать участников. Кроме того, в решении определяют:

• когда должен быть готов список участников;
• повестку собрания;
• как сообщить участникам о собрании;
• что входит в перечень сведений для участников;
• обладатели каких типов привилегированных акций могут голосовать на собрании.

Повестка зависит от типа собрания и круга актуальных вопросов.

Когда проводить собрание

В какие даты проводить годовое собрание, закрепляют в уставе АО. Сроки можно установить в пределах с 1 марта по 30 июня (п. 1 ст. 47 Закона об АО). Для внеочередных общих собраний действует правило: акционеры могут провести встречу в течение 40 дней с момента, как поступило требование о ней. Такое требование может поступить от кого-то из собственников бизнеса или от уполномоченных лиц. Если собрание созывают, чтобы провести выборы в коллегиальный орган управления, с поступления требования о собрании до самого собрания должно пройти не более 75 дней (п. 2 ст. 55 Закона об АО).

Шаг 2. После принятия решения о собрании формируют список акционеров, которые будут в нем участвовать

Решение о собрании приняли, дату определили. После этого формируют список участников. Составлением списка на основании данных реестра акционеров занимается регистратор АО (п. 1 ст. 51 Закона об АО, ). Совет директоров направляет регистратору распоряжение, что нужно сформировать список (абз. 2 п. 7.4.5 Положения о ведении реестра владельцев именных ценных бумаг, утв. ). В распоряжении указывают дату готовности этого списка. Ее определяют с учетом даты решения о собрании. Интервал между двумя датами должен быть не меньше 10 дней. По общему правилу список должен быть готов не позже чем за 25 дней до собрания (п. 1 ст. 51 Закона об АО).

Если будут избирать в совет директоров, с даты составления списка до собрания акционеров должно пройти не более 55 дней. Если собрание посвящено реорганизации АО, дату готовности списка устанавливают не более чем за 35 дней до встречи.

Шаг 3. Участникам встречи направляют уведомления

Уведомить акционеров о предстоящем собрании нужно минимум за 20 дней до встречи, а при необходимости принять решение о реорганизации собственников извещают минимум за 30 дней. В ряде случаев известить акционеров нужно за 50 дней до заседания (п. 1 ст. 52 Закона об АО). Такой срок установлен для случаев, когда собрание посвящено:

• выборам в совет директоров;
• вопросам реорганизации;
• выборам в коллегиальный орган управления нового АО.

Как известить о собрании

Уведомлять акционеров нужно заказным письмом или вручением под роспись. При этом в уставе АО могут присутствовать другие способы уведомления об общем собрании акционеров:

• через СМИ или сайт общества;
• по электронной почте;
• письменным сообщением по телефону.

Вместе с уведомлением собственникам бизнеса направляют вопросы повести дня, необходимые для ознакомления документы, а также бюллетени, если голосование будут проводить с помощью бюллетеней (ст. 52 Закона об АО, п. 3.1 Положения, утв. ).

Шаг 4. Проведением общего собрания акционеров руководит совет директоров

Встреча должна состояться в назначенную дату и время. За соблюдение порядка проведения собрания акционеров отвечает совет директоров (или иное лицо, специально указанное в уставе, если совет в обществе не функционирует). В частности, необходимо:

1. Зарегистрировать всех участников, которые прибыли на собрание. Этим занимается счетная комиссия или иные лица (ст. 56 Закона об АО). При регистрации проверяют полномочия каждого участника собрания (ст. 57 Закона об АО) и фиксируют факт его прибытия.
2. Определить кворум. Этим также занимается счетная комиссия. Кворум определяют по правилам, указанным в законе (ст. 58 Закона об АО). В том числе учитывают волю акционеров, которые на собрании не присутствуют, но известили о своей позиции не позже чем за 2 дня до встречи.
3. Объявить о том, что собрание началось. Встречу открывает и проводит председатель совета директоров или иное лицо, которое указали в уставе (ст. 67 Закона об АО).
4. Озвучить вопросы повестки и обсудить их с акционерами. Коррективы в повестку можно внести только в случае, если на собрании присутствуют все акционеры (ст. 49 Закона об АО).
5. Провести голосование. Голосовать вправе только зарегистрированные участники. Голосуют поднятием рук или иным способом. Если голосование проводят с помощью бюллетеней, в документе отмечают один из вариантов по каждому вопросу. В бюллетене должна стоять подпись акционера или его представителя.
6. Провести подсчет голосов и огласить итоги встречи. Результаты голосования определяет счетная комиссия или регистратор, если собрание проводят в ПАО (п. 4 ст. 97 ГК РФ). Решения общего собрания акционеров удостоверяют согласно требованиям закона (п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Как в годовом или внеплановом общем собрании акционеров принять участие дистанционно

В общих собраниях акционеров, в том числе и годовых, можно участвовать дистанционно. Для этого используют современные технологии коммуникации. Дистанционные участники могут обсуждать вопросы повестки и голосовать, если это позволено уставом (п. 11 ст. 49, п. 1 ст. 58, ст. 60 Закона об АО). Голосование дистанционных участников обеспечивается при помощи электронных бюллетеней.

Шаг 5. Итоги собрания отражают в протоколе

Согласно статье 63 Закона об АО протокол об итогах общего собрания акционеров оформляют в течение трех дней после собрания. Протокол готовят в двух экземплярах, председатель собрания и секретарь должны завизировать оба экземпляра протокола. В протоколе указывают:Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Начиная с марта открывается период проведения годовых общих собраний участников и акционеров обществ. Напомним, что общества с ограниченной ответственностью, а также акционерные общества должны ежегодно утверждать на таком общем собрании годовой отчёт и годовой бухгалтерский баланс. Данная норма для каждого из упомянутых обществ закреплена федеральными законами:
от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (подп. 6 п. 2 ст. 33, ст. 34) и
от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 47, подп. 11 п. 1 ст. 48).

Подготовка собрания
- общества с ограниченной ответственностью

Очередное общее собрание участников общества с ограниченной ответственностью, на котором утверждаются годовые результаты его деятельности, проводится в срок, определённый уставом общества. Этот срок при этом не должен выходить за период с 1 марта по 30 апреля (ст. 34 закона № 14-ФЗ).

Рассматриваемое собрание участников общества созывается исполнительным органом общества, который обязан не позднее чем за 30 дней до проведения такого собрания уведомить об этом каждого участника общества (ст. 36 закона № 14-ФЗ). Осуществляется это заказным письмом по адресу, указанному в списке участников общества, если иной способ сообщения не предусмотрен уставом общества. В уведомлении должны быть указаны время и место проведения собрания, а также предлагаемая повестка дня.

На этапе подготовки общего собрания формируются информация и материалы для участников общества. В предоставляемый пакет документов входит:
годовой отчёт общества;
заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества;
заключение аудитора по результатам проверки годовой финансовой (бухгалтерской) отчётности, если организация в соответствии с федеральными законами подлежит обязательному аудиту либо учредителями было принято решение о проведении аудита;
сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества и ревизионную комиссию (ревизоры) общества;
проекты внутренних документов общества, а также иная информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

Если в предлагаемую повестку дня общего собрания внесён вопрос об изменении учредительных документов, то в упомянутые материалы включается и проект изменений и дополнений, вносимых в эти документы, или же проекты учредительных документов общества в новой редакции.

Указанные информация и материалы в течение 30 дней до проведения общего собрания участников общества должны быть предоставлены всем участникам общества для ознакомления в помещении исполнительного органа общества.

Помимо этого исполнительный орган обязан направить участникам информацию и материалы вместе с уведомлением о проведении общего собрания участников общества, если иной порядок ознакомления участников общества с упомянутой информацией и материалами не предусмотрен уставом общества. В случае же изменения повестки дня соответствующие информация и материалы направляются вместе с уведомлением о таком изменении.

По требованию участника общество обязано предоставить ему копии указанных документов. Организация же в этом случае вправе взимать плату за предоставление данных копий. При этом плата не может превышать затраты на их изготовление (ст. 36 закона № 14-ФЗ).

Данная информация приводится в таблице раздела 3 «Чистые активы» отчёта об изменениях капитала, где показываются стоимости чистых активов на три отчётные даты: на 31 декабря 2012 года, на 31 декабря 2011 года и 31 декабря 2010 года.

Порядок оценки чистых активов акционерных обществ утверждён совместным приказом Минфина России и ФКЦБ от 29.01.03 № 10н/03-6/пз. Он же применяется при расчёте и обществами с ограниченной ответственностью (письмо Минфина России от 07.12.09 № 03-03-06/ 1/791). В расчёте стоимости чистых активов участвуют показатели актива (стоимость внеоборотных и оборотных активов) и пассива бухгалтерского баланса (долгосрочные обязательства - займы, кредиты и проч., краткосрочные обязательства по займам и кредитам - кредиторская задолженность, задолженность участникам по выплате доходов, резервы предстоящих расходов, прочие краткосрочные обязательства).

Если стоимость чистых активов оказалась ниже размера уставного капитала, то в пояснениях к отчёту необходимо отразить:
результаты анализа причин и факторов, которые привели к этому (по мнению директора и совета директоров);
перечень мер по приведению стоимости чистых активов общества в соответствие с размером его уставного капитала.

Если же стоимость чистых активов общества останется меньше его уставного капитала по окончании финансового года, следующего за вторым финансовым годом или каждым последующим финансовым годом, по окончании которых стоимость чистых активов общества оказалась меньше его уставного капитала, общество не позднее чем через шесть месяцев после окончания соответствующего финансового года обязано принять одно из следующих решений (п. 4 ст. 30 закона № 14-ФЗ):
об уменьшении уставного капитала общества до размера, не превышающего стоимости его чистых активов;
о ликвидации общества.

Принять решение о ликвидации придётся тем обществам с ограниченной ответственностью, у которых чистые активы оказались меньше уставного капитала, равного минимально разрешённому (10 000 руб.), и которые не смогут поднять их стоимость до указанной величины до 30 июня 2013 года.

- акционерного общества
Годовое общее собрание акционерного общества должно проводиться в очной форме (п. 2 ст. 50 закона № 208-ФЗ). Однако общества с большим числом акционеров нередко используют смешанную форму проведения собрания, так называемую очно-заочную. Она «вытекает» из предоставляемой законом возможности акционерам, включённым в список лиц, которые имеют право на участие в общем собрании, принять непосредственное участие в собрании либо направлять заполненные бюллетени в общество (п. 3 ст. 60 закона № 208-ФЗ).

Созыв годового собрания акционеров отнесён к вопросам, входящим в компетенцию совета директоров (наблюдательного совета) общества (подп. 2 п. 1 ст. 65 закона № 208-ФЗ). Совет директоров при подготовке годового собрания определяет:
повестку дня;

Дата проведения собрания устанавливается исходя из существующего ограничения с 1 марта по 30 июня, приведённого в пункте 1 статьи 47 законом № 208-ФЗ.

Собрание должно проводиться по месту нахождения общества, если иное место его проведения не установлено уставом общества или внутренним документом общества, регулирующим порядок деятельности общего собрания (п. 2.9 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утв. постановлением ФКЦБ от 31.05.02 № 17/пс).

Часть вопросов, обязательно включаемых в повестку дня годового собрания, определена законом № 208-ФЗ. К таковым отнесены (п. 2 ст. 54 закона № 208-ФЗ):
избрание совета директоров (наблюдательного совета) общества;
избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества;
утверждение аудитора общества;
утверждение годовых отчётов, годовой бухгалтерской отчётности, в том числе отчёта о прибылях и убытках общества;
распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов) по результатам финансового года.

Дата составления списка лиц, имеющих право на участие в годовом собрании акционеров, выбирается из временного интервала, определяемого датой принятия решения о его проведении и 50 днями до момента проведения собрания (п. 1 ст. 51 закона № 208-ФЗ).

Отсутствие надлежащего определения этой даты является административным правонарушением. Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов к составлению списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров согласно пункту 3 статьи 15.23.1 КоАП РФ, влечёт наложение административного штрафа на юридических лиц от 500 000 до 700 000 руб. Региональные отделения ФСФР при нахождении такового прибегают к штрафным санкциям, а арбитражные суды такие действия считают правомерными (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.02.11 № А32-17121/2010).

Список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, составляется на основании данных реестра акционеров общества на дату, установленную советом директоров общества. При этом в список лиц включаются акционеры - владельцы обыкновенных акций общества (п. 2 ст. 31 закона № 208-ФЗ), а также акционеры - владельцы привилегированных акций общества определённого типа в зависимости от включённых вопросов в повестку дня и определённых обстоятельств (ст. 32 закона № 208-ФЗ). Включаемые в список акционеры - владельцы привилегированных акций приводятся в пункте 2.11 упомянутого положения о дополнительных требованиях.

Если в отношении общества используется специальное право на участие Российской Федерации, субъекта РФ или муниципального образования в управлении указанным обществом («золотая акция»), то в список акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании, входят и представители РФ, субъекта РФ или муниципального образования.

В упомянутый список включаются также:
управляющие компании паевых инвестиционных фондов, если акции общества составляют имущество паевых инвестиционных фондов, и
доверительные управляющие - при передаче акций общества в доверительное управление.

Сообщение о проведении годового собрания акционеров должно быть сделано не позднее чем за 20 дней до даты его проведения. В этот срок его надлежит направить каждому лицу, указанному в списке акционеров, заказным письмом, если уставом общества не предусмотрен иной способ направления этого сообщения в письменной форме. Сообщение, если это предусмотрено уставом общества, может вручаться каждому из указанных лиц под роспись. Вполне возможна его публикация в доступном для всех акционеров общества печатном издании, определённом уставом общества, а также дополнительное размещение информации о проведении собрания акционеров в иных средствах массовой информации: на телевидении, по радио (п. 1 ст. 52 закона № 208-ФЗ). В сообщении о проведении собрания надлежит указать:
дату, место, время проведения общего собрания акционеров. В случае когда заполненные бюллетени могут быть направлены обществу, в сообщении приводится почтовый адрес, по которому они направляются;
дату составления списка лиц, имеющих право на участие в собрании;
повестку дня собрания;
порядок ознакомления с информацией (материалами), подлежащей предоставлению при подготовке к проведению собрания акционеров, и адрес (адреса), по которому с ней можно ознакомиться.

К информации (материалам), подлежащей предоставлению лицам, имеющим право на участие в собрании, при подготовке к его проведению, относятся:
годовая бухгалтерская отчётность, в том числе заключение аудитора;
заключение ревизионной комиссии (ревизора) общества по результатам проверки годовой бухгалтерской отчётности;
рекомендации совета директоров (наблюдательного совета) общества по распределению прибыли по результатам финансового года, в том числе по размеру дивиденда по акциям общества и порядку его выплаты;
сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) общества, ревизионную комиссию (ревизорам) общества, счётную комиссию общества;
проекты внутренних документов общества, проекты решений общего собрания акционеров, а также информация (материалы), предусмотренная уставом общества.

Если в повестку годового собрания включается вопрос об изменении устава или внесении в него дополнений либо новой его редакции, то в информационные материалы включаются соответствующие проекты документов.

За 20 дней до проведения годового собрания вышеупомянутая информация должна быть доступна лицам, имеющим право на участие в нём. С этой информацией акционеры могут ознакомиться в помещении исполнительного органа общества и иных местах, адреса которых имеются в сообщении. Доступность к данной информации лиц, принимающих участие в собрании, сохраняется и во время его проведения (п. 3 ст. 52 закона № 208-ФЗ).

В годовом отчёте общества, выносимом на утверждение годового общего собрания, должна содержаться информация, приведённая в пункте 3.6 положения о дополнительных требованиях.

Достоверность данных, содержащихся в годовом отчёте, должна быть подтверждена ревизионной комиссией (ревизором) общества. Сам же годовой отчёт общества подписывается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества. Перед представлением его на годовое собрание отчёт подлежит предварительному утверждению советом директоров (наблюдательным советом) общества. Причём это необходимо осуществить не позднее 30 дней до даты проведения годового собрания. Если же в обществе совет директоров отсутствует, то отчёт предварительно утверждается лицом, осуществляющим функции единоличного исполнительного органа общества (п. 3 и 4 ст. 88 № 208-ФЗ).

Вышеприведённые требования в части соотношения чистых активов и уставного капитала обществ с ограниченной ответственностью распространяются и на акционерные общества (п. 4, 5, 6, 11 ст. 35 закона № 208-ФЗ). Помимо них дополнительно для акционерных обществ введена обязанность помещать дважды с периодичностью один раз в месяц в средствах массовой информации, в которых опубликовываются данные о государственной регистрации юридических лиц, уведомление о снижении стоимости чистых активов общества, если их стоимость окажется меньше уставного капитала общества более чем на 25% по окончании трёх, шести, девяти или двенадцати месяцев финансового года, следующего за вторым финансовым годом или каждым последующим финансовым годом, по окончании которых стоимость чистых активов общества оказалась меньше его уставного капитала (п. 7 ст. 35 закона № 208-ФЗ).

Решения на годовом общем собрании акционеров принимаются путём голосования по каждому вопросу повестки дня. Подсчёт голосов проводит счётная комиссия, в случае её отсутствия - лицо, её заменяющее. Указанные лица по итогам голосования не позднее 15 дней после завершения собрания составляют и подписывают протокол об итогах голосования. Протокол составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра подписывают председатель и секретарь собрания. Протокол должен содержать сведения, указанные в пунктах 5.3, 5.7 и 5.8 положения о дополнительных требо-ваниях.

Отчёт о результатах голосования составляется, если итоги голосования по каждому из вопросов повестки не были сообщены акционерам по окончании голосования. Такой отчёт в срок, не превышающий 10 дней после составления протокола об итогах голосования, должен быть отправлен каждому акционеру, имеющему право принимать участие в собрании.

Нарушение описанных выше положений также квалифицируется как административное правонарушение. За эти нарушения может быть наложен административный штраф:
на должностных лиц - в сумме от 20 000 до 30 000 руб. или дисквалификация до одного года;
на юридических лиц - от 500 000 до 700 000 руб.

Учёт расходов
Приведённые выше требования законодательства РФ по проведению годового (общего) собрания определяют структуру расходов, связанных с его проведением.

Как акционерные общества, так и общества с ограниченной ответственностью не обойдутся без затрат, связанных:
с доведением до акционеров либо участников информации о проведении собрания;
подготовкой копий обязательных и дополнительных, не входящих в состав годового отчёта, документов, которые общество обязано предоставить лицам, имеющим право на участие в общем собрании.

У акционерных обществ к ним добавляются расходы:
на опубликование в СМИ информации как о проведении, так и о результатах собрания. При этом для опубликования общество может использовать не только печатные, но и иные СМИ (например, телевидение, радио), использование которых определено уставом общества;
на изготовление бюллетеней для голосования и их рассылку, если:

Собрание проводится в форме заочного голосования;
- в АО число акционеров - владельцев голосующих акций 1000 и более;
- устав АО предусматривает рассылку бюллетеней до проведения собрания;
на направление акционерам отчёта об итогах голосования, если результаты голосования не были оглашены непосредственно на собрании.

У акционерных обществ с числом акционеров - владельцев голосующих акций более 500 возникает ещё одна статья расходов по оплате услуг регистратора, осуществляющего функции счётной комиссии в силу требований пункта 1 статьи 56 закона № 208-ФЗ.

Помимо этого организации, как правило, несут и другие дополнительные расходы:
по аренде помещения для проведения собрания;
организации буфетного обслуживания (питания) участников мероприятия;
проезду и найму жилых помещений для проживания иногородних участников;
транспортному и иному обслуживанию мероприятия (включая техническое оснащение и уборку помещений, услуги переводчиков, охраны, канцелярские расходы и т. п.).

Для открытых же акционерных обществ ещё одной статьёй расходов являются затраты по публикации годовой отчётности (ст. 92 закона № 208-ФЗ). Обязаны публиковать годовые отчёты и бухгалтерские балансы, а также раскрывать иную информацию о своей деятельности, предусмотренную федеральными законами и принятыми в соответствии с ними нормативными актами, и некоторые общества с ограниченной ответственностью. Касается это ООО, которые публично разместили облигации и иные эмиссионные ценные бумаги (п. 2 ст. 49 закона 14-ФЗ).

Для ОАО установлен Порядок публикации годовой бухгалтерской отчётности открытыми акционерными обществами (утв. приказом Минфина России от 28.11.96 № 101). Бухгалтерская отчётность общества считается опубликованной в средствах массовой информации, доступных для всех акционеров данного общества, если публикация фактически состоялась хотя бы в одном периодическом издании. Конкретное же издание может быть определено уставом общества или решением общего собрания.

Одной из статей расходов у многих акционерных обществ, а также у некоторых обществ с ограниченной ответственностью являются затраты на аудиторскую проверку. Напомним, что открытые акционерные общества подлежат обязательному аудиту в силу организационно-правовой формы. Закрытые же акционерные общества, а также общества с ограниченной ответственностью могут подлежать обязательному аудиту по финансовым показателям деятельности. Это происходит в случае, если объём выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации за предшествовавший отчётному год превышает 400 000 000 руб. или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчётному года превышает 60 000 000 руб. (подп. 1, 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 30.12.08 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»).

Аудитор акционерного общества, как было сказано выше, утверждается на годовом собрании. Размер же оплаты данных услуг определяется советом директоров общества (п. 2 ст. 86 и п. 2 ст. 69 закона № 208-ФЗ). В ООО же назначение аудиторской проверки, утверждение аудитора и определение размера оплаты его услуг входит в компетенцию общего собрания участников общества (подп. 10 п. 2 ст. 33 закона № 14-ФЗ).

- в бухгалтерском учёте
Расходы, связанные с проведением аудита, в бухгалтерском учёте классифицируются как затраты, связанные с управлением производством. А они, в свою очередь, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 7 Положения по бухгалтерскому учёту «Расходы организации» (ПБУ 10/99), утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н). Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предписывает учитывать управленческие расходы на счёте 26 «Общехозяйственные расходы» (торговым организациям предлагается использовать счёт 44 «Расходы на продажу»):

Дебет 26, 44 Кредит 76
- отражена задолженность по договору оказания аудиторских услуг;
Дебет 19 Кредит 76
- выделен НДС, уплачиваемый аудитору;
Дебет 76 Кредит 51
- перечислены денежные средства аудитору.
Учтённые в общехозяйственных расходах затраты по оплате аудиторских услуг впоследствии в зависимости от учётной политики организации списываются либо на счёт 20 «Основное производство», либо на счёт 90 «Продажи» субсчёт 2 «Себестоимость продаж» в качестве условно постоянных.

Если для проведения годового собрания организация арендует помещение, то понесённые затраты также рассматриваются как расходы, связанные с управлением производством. Туда же включаются и затраты, связанные с подготовкой информационных материалов годового собрания, сообщением о его проведении и с изготовлением бюллетеней для голосования и т. п.

Выше приводилось, что лицо, принимающее участие в годовом (общем) собрании, вправе затребовать копии подготовленных информационных материалов. Если организацией принято решение о взимании за них платы, то поступившие денежные средства в возмещение понесённых расходов относятся к прочим доходам (п. 7 Положения по бухгалтерскому учёту «Доходы организации», утв. приказом Минфина России от 06.05.99 № 32н) и учитываются на счёте 91 «Прочие доходы и расходы» субсчёт 1 «Прочие доходы»:

Дебет 50, 51 Кредит 91-1
- поступили денежные средства от лиц, участвующих в годовом (общем) собрании, за информационные материалы.
Расходы, связанные с публикацией бухгалтерской отчётности, включая расходы на подготовку, издание и рассылку по почте специальной брошюры (буклета) с бухгалтерской отчётностью, включаются в расходы по обычным видам деятельности как затраты, связанные с управлением производством (п. 3.1 порядка публикации).

- при налогообложении
При исчислении налога на прибыль расходы на аудиторские услуги включаются в прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией (подп. 17 п. 1 ст. 264 НК РФ). Прочие расходы, как известно, относятся к косвенным. Такие затраты в полном объёме учитываются в расходах текущего отчётного (налогового) периода (п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ).

Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДС» Кредит 19

Если же помимо операций, облагаемых НДС, организация осуществляет операции, освобождённые от налогообложения, то к вычету можно принять лишь часть суммы налога. Принимаемая часть определяется исходя из стоимости отгруженных товаров (работ, услуг), операции по реализации которых подлежат налогообложению (освобождены от налогообложения), в общей стоимости товаров (работ, услуг), отгруженных за налоговый период. При этом организация должна вести раздельный учёт сумм НДС по приобретённым товарам (работам, услугам) (п. 4 ст. 170 НК РФ).

Расходы на проведение собраний акционеров (участников, пайщиков) относятся к внереализационным расходам (подп. 16 п. 1 ст. 265 НК РФ). При этом в упомянутом подпункте законодателем указаны расходы по аренде помещений, по подготовке и рассылке необходимой для проведения собраний информации. То есть осуществлённые затраты, непосредственная связь с проведением собрания которых прямо прослеживается:
аренда помещения;
копировальные и множительные работы по формированию документов, предоставляемых акционерам и участникам, и т. п., -
у налоговиков не должны вызывать скептического отношения.

Документами, подтверждающими расходы на аренду, могут стать договор аренды, акт приёмки помещения от арендодателя. При этом необходимо совпадение даты, на которую было арендовано помещение, и даты проведения годового собрания. Последнюю можно подтвердить протоколом собрания.

Приведены в упомянутом подпункте 6 пункта 1 статьи 265 НК РФ и иные расходы, непосредственно связанные с проведением собрания, что означает открытый их перечень. Так, к таковым финансисты отнесли оплату услуг регистратора, осуществляющего функции счётной комиссии (письмо Минфина России от 10.11.09 № 03-03-06/1/736).

Не возражают минфиновцы и по поводу включения в состав внереализационных расходов затрат на публикацию в официальном печатном органе и размещение в интернете информации о собрании акционеров и его итогах (письмо Минфина России от 10.11.09 № 03-03-06/ 1/736).

В то же время имеется ряд расходов, которые непосредственно связаны с проведением собрания участников (акционеров) общества, однако прямо не указаны в рассматриваемом подпункте 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Это прежде всего относится к расходам на обеспечение участников питанием, их охрану, проезд, проживание. На практике по таким расходам возникают разногласия между организациями и налоговиками, поскольку последние не принимают их в уменьшение облагаемой базы лишь на том основании, что они прямо не поименованы в указанной норме.

Косвенная связь между транспортными расходами и проведением собрания, на наш взгляд, всё же существует: необеспечение обществом прибытия участников на собрание может привести к отсутствию кворума для признания решений собрания правомочными (п. 8 ст. 37 закона № 14-ФЗ, п. 1 ст. 58 закона № 208-ФЗ). Поэтому такие затраты логично было бы всё же признавать во внереализационных расходах. Однако чиновники с этим не соглашаются.

Можно, конечно, попытаться учесть такие затраты в качестве представительских, ведь таковыми в силу пункта 2 статьи 264 НК РФ признаются, в частности, расходы на официальный приём и обслуживание участников, прибывших на заседание иного руководящего органа налогоплательщика. Общее же собрание участников или акционеров общества является высшим органом управления (ст. 32 закона № 14-ФЗ, п. 1 ст. 47 закона № 208-ФЗ). Налоговики опять-таки довольно скептически относятся к этому.

Однако суды иной раз всё же поддерживают налогоплательщика. Так, судьи ФАС Уральского округа признали правомерным отнесение на представительские расходы затрат по проведению отчётного собрания акционеров, поскольку общее собрание подпадает под определение иного руководящего органа, а перечень затрат, которые могут быть отнесены к представительским расходам, законодателем не регламентирован (постановление ФАС Уральского округа от 03.03.05 № Ф09-529/05-АК).

Судьи ФАС Поволжского округа посчитали, что в состав представительских расходов может быть включена стоимость:
авиационно-транспортных расходов, связанных с доставкой членов совета директоров к месту проведения годового общего собрания акционеров (постановление от 09.10.07 № А57-4062/2006-9);
перелёта акционера - члена правления общества для участия в собрании (постановление от 31.08.06 № А65-18519/2005-СА2-22).

То что расходы на проживание лиц, участвующих в представительском мероприятии, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены положениями пункта 2 статьи 264 НК РФ, Минфин России указал в письме от 01.12.11 № 03-03-06/1/796.

Для подтверждения представительских расходов финансисты настойчиво рекомендуют оформить пакет документов, в который входят (письма Минфина России от 01.11.10 № 03-03-06/1/675, от 22.03.10 № 03-03-06/4/26):
приказ или распоряжение руководителя организации о проведении представительского мероприятия;
смета представительских расходов;
первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров, использованных при проведении представительского мероприятия (счета, накладные, чеки ККТ, товарные чеки и др.);
первичные документы, подтверждающие приобретение у сторонних организаций работ и услуг, необходимых для проведения мероприятия (счета, акты выполненных работ или оказанных услуг, чеки ККТ и др.);
отчёт или акт о фактической сумме расходов на проведённое мероприятие.

Представительские расходы, как известно, подлежат нормированию. При расчёте налога на прибыль их можно признать в размере, не превышающем 4% от общей суммы расходов общества на оплату труда за текущий отчётный или налоговый период. Сверхнормативные суммы представительских расходов для целей налогообложения не учитываются (абз. 3 п. 2 ст. 264, п. 42 ст. 270 НК РФ).

Поскольку годовое собрание должно пройти в первом или во втором квартале, то не исключено, что из-за превышения норматива организация в указанные отчётные периоды сразу не сможет признать общую сумму затрат. Скорее всего, полностью учесть эти расходы будет возможно только по итогам девяти месяцев или календарного года. Ведь предельный размер представительских расходов, которые можно признать в налоговом учёте, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчётного периода или года (п. 3 ст. 318 НК РФ).

Отметим, что суммы НДС, предъявленные обществу по представительским расходам, подлежат вычету в размере, соответствующем учтённым при налогообложении (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ). С ростом расходов на оплату труда в следующем отчётном периоде (и тем более по итогам года) возрастает и норматив на признание в налоговом учёте представительских расходов. В такой ситуации «сверхнормативным» перестаёт быть и соответствующий вычет НДС. Поэтому суммы НДС по сверхнормативным расходам, не принятые к вычету в одном налоговом периоде календарного года, принимаются к вычету в тех налоговых периодах по НДС, в которых данные расходы учитываются в целях налогообложения налогом на прибыль организаций (письмо Минфина России от 06.11.09 № 03-07-11/285).

Если заключён договор с фирмой, организующей весь комплекс мероприятий по подготовке и проведению годового собрания, очень заманчиво списать все произведённые ею затраты по организации собрания как стоимость её услуг по статье «услуги сторонних организаций». Однако к этой статье расходов можно отнести именно стоимость услуг организатора, а не отдельные составляющие общей суммы выставленного организации счёта, включающей, например, расходы по аренде помещения для проведения собрания, охране его участников, их буфетному обслуживанию и т. д. При этом из документов, подтверждающих расходы на услуги организатора, должно быть видно, в чём конкретно заключались оказанные услуги.

Напомним, что налогоплательщик вправе самостоятельно определять, к какой именно группе ему отнести затраты, которые с равными основаниями можно отнести к разным группам (п. 4 ст. 252 НК РФ). Поэтому ничто не мешает обществу:
расходы по аренде зала (здания) отнести к производственной аренде (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ);
почтовые, телекоммуникационные и тому подобные расходы - к услугам связи (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ);
использованную бумагу, выданные ручки, блокноты, бланки и т. п. - к канцелярским расходам (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ);
охрану участников собрания - к услугам на иную охранную деятельность (подп. 6 п. 1 ст. 264 НК РФ). Отметим, что судьи ФАС Волго-Вятского округа подтвердили правомерность списания расходов по обеспечению дополнительной безопасности при проведении годового собрания именно по статье «прочие расходы на охрану» (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 10.08.06 № А29-4238/2005а).

В главе 25 НК РФ, как было сказано выше, имеется специальная норма о расходах на проведение собраний акционеров (участников) - упомянутый подпункт 16 пункта 1 статьи 265 НК РФ. Специальная норма, как известно, имеет приоритет над общей. Поэтому прямо поименованные расходы - по аренде помещений, по подготовке и рассылке необходимой для проведения собраний информации, - а также непосредственно связанные, такие как, например, публикация информации о проведении собрания, включаются во внереализационные расходы. Сомнительные же расходы на транспорт и питание можно учесть как представительские. При привлечении же специального организатора для проведения собрания необходимо оформить максимально подробный акт об оказанных услугах.

ВАЖНО:

У некоторых организаций общее собрание носит формальный характер, что влечёт за собой не столь и существенные расходы на его проведение. У других же данное мероприятие выливается в довольно основательную церемонию с большим количеством приглашённых, продолжительность которой может затянуться. Исполнительный же орган организации, следуя установленным требованиям вышеприведённых законов, до проведения собрания обязан совершать ряд организационных действий.

Годовой отчёт должен содержать раздел о состоянии чистых активов общества, в котором указываются показатели, характеризующие динамику изменения стоимости чистых активов и уставного капитала общества за три последних завершённых финансовых года, включая отчётный год (подп. 1 п. 3 ст. 30 закона № 14-ФЗ). Недавно созданные общества приводят такие данные за каждый завершённый финансовый год.

Совет директоров при подготовке годового собрания определяет:
дату (если она не определена в уставе общества), место и время проведения;
повестку дня;
дату составления списка акционеров, имеющих право на участие в годовом собрании;
порядок сообщения акционерам о его проведении;
перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам;
форму и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями (ст. 54 закона № 208-ФЗ).

В качестве места проведения общего собрания в сообщении указывается адрес, где будет проводиться собрание, а также время начала регистрации лиц, участвующих в его работе (п. 2 ст. 52 закона № 208-ФЗ).

Лицо, принимающее участие в собрании, вправе затребовать копии информационных материалов. Общество же должно предоставить их в течение 5 дней с момента обращения. За изготовление копий организацией может взиматься плата, размер которой не превышает понесённые затраты.

Требования законодательства РФ по проведению годового (общего) собрания определяют структуру расходов, связанных с его проведением.

Бухгалтерская отчётность общества считается опубликованной в средствах массовой информации, доступных для всех акционеров данного общества, если публикация фактически состоялась хотя бы в одном периодическом издании. Конкретное же издание может быть определено уставом общества или решением общего собрания.

При условии что организация осуществляет только операции, признаваемые объектом налогообложения НДС, и наличии счёта-фактуры сумму налога, уплаченную аудитору, организация вправе принять к вычету:
Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДС» Кредит 19
- НДС, уплаченный аудитору, принят к вычету.

Доказать правомерность включения затрат на проживание иногородних участников в том городе, где проводится собрание, в расходы для целей исчисления налога на прибыль налогоплательщику вряд ли удастся, ведь перечень представительских расходов, приведённый в упомянутом пункте 2 статьи 264 НК РФ, является закрытым, а подобные затраты в нём не приведены.

Налогоплательщик вправе самостоятельно определять, к какой именно группе ему отнести затраты, которые с равными основаниями можно отнести к разным группам (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Владимир УЛЬЯНОВ, эксперт «ПБУ»

Мария Грачева проект IFC <Корпоративное управление в России>, ответственный редактор ежеквартального обзора, канд. экон. наук, г. Москва

Годовое общее собрание акционеров - важное событие в жизни компании. На собрании подводятся итоги деятельности акционерного общества в истекшем году и принимаются ключевые корпоративные решения: избираются совет директоров (наблюдательный совет) и ревизионная комиссия (ревизор) общества, утверждаются годовой отчет и финансовая отчетность, определяется величина прибыли, предназначенной для выплаты дивидендов и т. д.

Федеральный закон <Об акционерных обществах> (далее - Закон об АО) наделяет общее собрание акционеров особым статусом: это высший орган управления компанией. В Законе об АО указано, что годовое собрание должно быть проведено в форме совместного присутствия акционеров и не может быть проведено в форме заочного голосования. Тем самым подчеркивается важная функция годового собрания, состоящая в том, что оно является форумом для обсуждения акционерами главных проблем, с которыми сталкивается общество, а также предоставляет собственникам возможность общаться с руководителями и задавать им вопросы. Закон об АО определяет и срок проведения собрания: не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года.

Совет директоров и менеджмент общества принимают активное участие в процессах подготовки и проведения общего собрания, причем ключевую роль играет совет директоров. Как правило, в крупной корпорации для организации собрания создается специальная группа сотрудников, координирующая взаимодействие между отделом по связям с акционерами и другими подразделениями компании. Особое значение придается налаживанию тесного сотрудничества со средствами массовой информации, распространяющими сведения о достигнутых обществом результатах и о принятых на собрании решениях.

В последние годы отношение отечественных компаний к подготовке и проведению годовых собраний стало заметно меняться. Прошли времена, когда чинились препятствия к участию акционеров в собраниях, не предоставлялись предусмотренные Законом об АО материалы, осуществлялся неправильный подсчет голосов. Конечно, не все еще идеально, однако улучшение корпоративной практики в этой сфере стало позитивным сигналом для миноритарных акционеров. Процесс организации годового общего собрания связан с решением множества сложных вопросов. В предлагаемой вниманию читателей статье мы рассмотрим лишь те из них, которые, на наш взгляд, являются наиболее важными и актуальными: роль совета директоров, детальный график мероприятий, функции корпоративного секретаря, составление годового отчета общества.

Роль совета директоров в организации годового собрания

Игорь Аксенов проект IFC <Корпоративное управление в России>, консультант по юридическим вопросам, г. Москва

Совет директоров (СД) играет ключевую роль в подготовке и проведении годового общего собрания акционеров - так предусмотрено Законом об АО, и именно этого требует практика эффективного корпоративного управления. Совет директоров должен организовать большое количество различных мероприятий, причем обязан сделать это с соблюдением жестких сроков и в соответствии с требованиями Закона об АО. Более детальное регулирование указанных в Законе об АО процедур дано в Положении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг <О дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров>, утвержденном Постановлением от 31 мая 2002 г. №17/пс. Следует отметить, что самым длительным и наиболее сложным процессом является подготовка годового общего собрания в открытом акционерном обществе с количеством владельцев голосующих акций свыше 1000.

Проанализируем те предварительные мероприятия, которые чаще всего вызывают вопросы как у членов СД, так и у акционеров.

В первую очередь совет директоров должен рассмотреть предложения акционеров о выдвижении кандидатов в СД, исполнительный орган и ревизионную комиссию акционерного общества, а также о внесении вопросов в повестку дня общего собрания. В соответствии со ст. 53 Закона об АО такие предложения могут быть направлены только акционерами, владеющими (индивидуально или коллективно) не менее чем 2 % голосующих акций. Предложения должны поступить в акционерное общество не позднее чем через 30 дней после окончания финансового года, т. е. не позднее 30 января. При определении предельного срока направления предложений надо иметь в виду следующие важные обстоятельства.

1. Поскольку в Законе об АО указано, что <...предложения должны поступить в общество...>, то иногда это толковалось таким образом, что датой внесения предложения следует считать дату его фактического поступления в общество. В связи с этим нередко возникали недоразумения. Теперь процедура направления предложений четко описана в Положении ФКЦБ №17/пс: <Если предложение в повестку дня общего собрания направлено почтовой связью, датой внесения такого предложения является дата, указанная на оттиске календарного штемпеля, подтверждающего дату отправки почтового отправления, а если предложение в повестку дня общего собрания вручено под роспись - дата вручения>1.

2. Не следует забывать, что Закон об АО разрешает акционерам устанавливать в уставе и более поздний срок подачи предложений в акционерное общество.

Далее, согласно Закону об АО совет директоров должен обсудить поступившие предложения и принять то или иное решение (о включении вопросов в повестку дня собрания и выдвинутых кандидатов в список кандидатур или об отказе о включении) не позднее пяти дней после окончания срока подачи предложений, т. е. не позднее либо 4 февраля, либо пяти дней после даты подачи предложений, установленной в уставе2. Безусловно, предложения могут рассматриваться советом директоров как на одном заседании (единым пакетом), так и на разных заседаниях (по мере их поступления), но итоговые решения должны быть приняты в пределах установленных Законом об АО сроков.

Однако при анализе поступивших предложений нередко встает вопрос: какими критериями должен руководствоваться СД, принимая то или иное решение? Исчерпывающий перечень оснований для отказа изложен в п. 5 ст. 53 Закона об АО и включает в себя следующие случаи3:

 не соблюдены сроки, установленные Законом об АО (т. е. предложения поступили в общество после 30 января или установленной в уставе более поздней даты);

 акционеры не являются собственниками предусмотренного Законом об АО количества голосующих акций общества (т. е. владеют менее чем 2 % таких акций);

 предложения не соответствуют требованиям, предусмотренным п. 3 и 4 ст. 53 Закона об АО (т. е. не предоставлена информация, которую должны содержать эти предложения). В соответствии с п. 3, 4 ст. 53 Закона об АО, предложения должны содержать следующую информацию о кандидатах:

 имена (наименования) акционеров, которые выдвинули кандидатов;

 подписи акционеров, выдвинувших кандидатов;

 имена предлагаемых кандидатов;

 наименования органов, в которые они выдвигаются. Практика показывает, что сведений о кандидате, перечисленных в Законе об АО, может оказаться недостаточно для однозначного заключения о способности данного лица успешно выполнять функции члена СД и для принятия акционером обоснованного решения. Но п. 4 ст. 53 Закона об АО позволяет исправить такую ситуацию: он устанавливает, что предложение о выдвижении может содержать дополнительную информацию о кандидате, предусмотренную уставом или внутренними документами общества. Поэтому в уставе или внутренних документах можно расширить перечень информации, которая обязательно должна излагаться в предложении.

В то же время к такому расширению надо подходить осторожно, так как совет директоров может отказать во включении кандидата в список для голосования, если обнаружится, что предложение не соответствует уставу или внутренним документам. Таким образом, внеся в устав или внутренние документы какие-либо второстепенные требования (и соответственно, сделав их обязательными для составления предложения о выдвижении кандидата), акционеры предоставят совету директоров повод отклонить того или иного кандидата на основаниях, не имеющим принципиального значения.

Иногда высказывается мнение, что внесение в устав или внутренние документы расширенных требований, способных стать причиной для отказа во включении кандидата в список для голосования, является незаконным. При этом ссылаются на п. 11 совместного Постановления пленумов Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда РФ от 02.04.1997 г., в котором указано, что перечень оснований для отказа содержится в п. 4 ст. 53 Закона об АО и является исчерпывающим. На наш взгляд, данная формулировка вовсе не отменяет право акционера включать в предложение о выдвижении кандидата дополнительные сведения об этом лице. Отсутствие таких сведений как раз и может стать основанием для отказа во включении кандидата в список для голосования.

Рекомендации относительно того, какую информацию о кандидате можно считать действительно важной и дополнительно предоставлять акционерам, имеются в Кодексе корпоративного поведения (далее - Кодекс)4. Этот документ советует представлять акционерам следующие сведения о кандидате:

 возраст, образование;

 информация о членстве в СД и/или о выдвижении для избрания в члены СД (или иных выборных органов) других обществ;

 перечень должностей, которые кандидат занимал в последние пять лет (в том числе указание должности, занимаемой им на момент выдвижения);

 сведения о том, является ли кандидат участником, генеральным директором, членом органа управления или работником юридического лица, конкурирующего с обществом (в п. 2.1.2 гл. 3 Кодекса рекомендуется не избирать такого кандидата в члены совета директоров, чтобы избежать возникновения конфликта интересов);

Главная » Водоснабжение » Инструкция по проведению годового собрания акционеров. Решение о проведении годового общего собрания акционеров