Обратная связь как инструмент управления. Рекомендации по подаче обратной связи сотрудникам

Для начала разберёмся, что такое обратная связь на сайте.
Обратная связь — это формы обратной связи, заказ обратного звонка, онлайн чаты, формы заказ товара в интернет магазинах и даже страница с контактами, где написаны ваши телефоны и почта. Это та информация и функционал, который позволяет общаться владельцу сайта с его посетителями.

Что даёт обратная связь на владельцу сайта?

1. Самым главным здесь является превращение посетителя сайта в клиента, то есть конверсия, получение непосредственной прибыли и выгоды. Если у вас конкурентное предложение, вы быстро и доступно ответили на все вопросы о товаре или услуге, то с большой долей вероятности посетитель совершить заказ именно у вас.
2. Подогрев интереса к себе и товару (услуге). Если ваше предложение недостаточно известно или ново на рынке, то доступно всё объяснив посетителю можете рассчитывать, что он в ближайшее время превратится в клиента. Даже если вы предлагаете, что-то стандартное и не новое, посетитель сайта получивший грамотную и быструю консультацию вас запомнит и вернётся (все мы любим внимание — это чистая психология).
3. Сбор статистики, исходя из которого можно понять сколько посетителей обратились к вам после просмотра информации на сайте, с каких страниц они делали обращение. Всё это довольно трудоёмкий процесс, который в итоге поможет повысить конверсию и соответственно прибыль.

При обязательно задавайте вопрос веб студии о вариантах форм связи и их наличии в проекте.

Зачем обратная связь клиенту?

Посетитель сайта остаётся в интернете один на один с товаром (услугой), подробное описание, с примерами, фото и видео (всё зависит от товара и услуги), конечно облегчает выбор, но часто бывают вопросы, которые продумать и описать заранее невозможно. В таком случае клиент остаётся один на один с проблемой — этого допускать ни в коем случае нельзя. Именно для этого созданы и внедрены формы обратной связи с клиентом, что бы как только возник вопрос, решить его.

Основные варианты обратных формы связи на сайте.

— Указание в контактах номера телефона, е-мейла, ника в скайпе и в таком духе.
— Размещение в верхней (хедере) или нижней (футере) части сайта номера телефона, е-мейла.
— Обычная форма обратной связи через сайт, при заполнении которой, клиент указывает своё имя, тему вопроса, сам вопрос и почту для получения ответа.
— , открывающееся прямо на сайте окошко для переписки, похожее на стандартные мессенджеры.
— Заказ обратного звонка , с полями когда перезвонить, на какой номер и имя отправившего запрос.
Не забывайте в каждую форму ставить капчу во избежание спама.

Требования к обратным формам связи.

1). Доступность и «видность» (это уже часть юзабилити, или удобства сайта для пользователей). Находясь на сайте я, как клиент, не должен долго искать, что либо и форму связи в том числе. Обычно существует отдельная страница контактов, в которой написаны различные варианты связи. Рекомендуемые места сайта где можно разместить основные контакты, формы обратной связи — это хедер сайта (верхняя область, обычно справа от меню — тут можно и нужно написать телефон и е-мейл), или футер (здесь легко можно разместить форму обратной связи, помимо контактов). Обратный звонок, онлайн чат лучше всего разместить внизу страницы справа.

2). Разнообразие вариантов связи . Делайте для клиентов альтернативу, не ограничивайте только почтой или телефоном. Продумайте особенности вашего сайта по дизайну, посетителям (возраст, статус), возможностям (можете ли вы себе позволить быть онлайн весь день, есть ли человек в фирме который может) и после этого решайте где и какие формы связи вам нужны. Предлагайте несколько вариантов связи с вами своим клиентам (кто-то любит писать, кто-то звонить — не стоит их ограничивать, это может быть воспринято негативно и как личная обида).

3). Скорость ответов и информативность . Если вы завели формы обратной связи на своем сайте, то будьте добры отвечать быстро и информативно. Обычно нормой считается ответ в течении 30 минут (в рабочее время, которое стоит указать на сайте), в худшем случае не более часа. Бывают сложные вопросы, которые требуют больше времени. В любом случае необходимо дать понять клиенту, что вы получили его сообщение и занимаетесь его решением и при этом указать сроки решения. Само собой ответ должен быть исчерпывающим и адекватным. То есть в результате ответа проблема становится решённой или перестаёт быть проблемой вовсе, а ответ написан грамотно и с обязательными строками в духе: «С уважением … «. Это обычные правила хорошего тона, но о них часто забывают.
4). Адекватная работа форм связи . Перед запуском таких форм стоит внимательно их протестировать на себе и знакомых: правильно ли они работают, доходит для вас вся информация правильно в полном объеме, можете ли вы обработать всю ту информацию, которая приходит. Внимательно посмотрите необходимые поля для заполнения, нет ли там лишнего (мало кто любит писать много и подробно), или напротив, не забыли ли вы спросить нужную информацию в форме (например заказ обратного звонка без поля указания своего номера, куда звонить в таком случае?). Не будет лишним протестировать работу форм с мобильных устройств (видны ли все поля, есть ли возможность заполнить их и т.д.), говорить о количестве людей заходящих в интернет с таких устройств нет необходимости.

Подведём краткий итог: формы обратной на связи не просто должны, а обязаны быть на сайте, какие и в каком количестве решать вам исходя из потребностей и возможностей. Добавить их на существующий проект или только создаваемый не проблема, сейчас существует множество сервисов которые платно или даже бесплатно предлагают свои услуги (онлайн чаты, обратные звонки — в бесплатном режиме будет несколько ограничен функционал и обычно, добавлено название и адрес разработчика), а так же плагинов для форм обратной связи, заказа и в таком духе.
Удачи Вам в коммуникации с своими клиентами и посетителями сайта.

Заказать создание и настройку форм обратной связи:

Для консультаций, уточнения сроков стоимости, а так же заказа создания формы обратной связи, воспользуйтесь формой обратной связи, телефоном или почтой.

Обратная связь – это инструмент управления персоналом и повышения эффективности бизнес-процессов, который должен учитываться в каждом аспекте любой организации.Это мощный инструмент влияния, с помощью которого осуществляется информационный обмен между руководителем и подчиненными, и позволяет руководителю получать актуальную информацию о последствиях управленческих решений, корректировать работу отдельных сотрудников и целых подразделений.

Опытный руководитель использует обратную связь для того, чтобы добиться максимальной эффективности взаимодействия и результативности работы своих подчиненных: направляет их усилия, выявляет причины сбоев и низкой мотивации сотрудников, подстегивает и воодушевляет. Обратная связь позволяет сотрудникам вносить необходимые корректировки в процесс выполнения работы, а также выступает мощным фактором мотивации, способствуя проявлению удовлетворенности результатами труда.

Как показывает практика, многие руководители не придают большого значе­ния тому, как именно они предоставляют обратную связь подчиненным, зачастую делая это на лету. И зачастую руководителями становятся высококлассные эксперты в своей профессии, но не имеющие управленческих знаний и навыков. Таким менеджерам бывает сложно грамотно выстроить общение с подчиненными.

А ведь обратная связь должна быть естественным рабочим инструментом ежедневной работы.

ЦЕННОСТЬ ОБРАТНОЙ СВЯЗИ

Обратная связь – это информирование партнера по взаимодействию о восприятии его деятельности другими, реакции на нее, результатах и последствиях этой деятельности; это передача оценочной или поправочной информации о действии, событии или процессе исходному или управляющему источнику.

Потребность в обратной связи естественна для любого человека, будь то топ-менеджер или рядовой сотрудник. Делаю ли то, что нужно компании? Правильно или не очень? Признают ли мои усилия? Отсутствие обратной связи, равно как и грубое нарушение правил её подачи, лишает человека ориентиров в организации и снижает его желание работать.

Для руководителя обратная связь это инструмент, который позволяет:

Выразить признание сотруднику и поддержать его высокую мотивацию;

Изменить ожидания, оценку и самооценку сотрудника;

Повысить продуктивность и результативность работы;

Прояснить цели и уточнить задачи, стоящие перед сотрудником;

Понять причины нежелательного поведения сотрудника;

Скорректировать поведение сотрудника и ожидания с целью более рационального использования возможностей ситуации;

Нацелить сотрудника на развитие в конкретном направлении;

Развить взаимопонимание и взаимное доверие;

Поддерживать положительную атмосферу в организации;

Развить сплоченность и сработанность сотрудников, формируя командный подход к работе;

Выявить, что какой-либо процесс или инструмент не обеспечивает нужный результат;

Выявить сферы, требующие модернизации, изменения или развития, чтобы обеспечить устойчивый рост и прогресс организации;

Выявить уровень удовлетворенности сотрудника работой в компании, коллективе.

В результате обратной связи руководитель получает информацию о ходе выполнения заданий, позволяющую ему своевременно выявлять и решать возникающие организационные проблемы. Он может судить о подчиненных (их настроениях, ожиданиях, способностях, мотивации, планах на ближайшее и отдаленное будущее, оценках и тд.) и о том, как они оценивают стиль и качество управления, личный вклад менеджеров, их авторитет и влияние на организационные и бизнес-процессы.

Для поддержания обратной связи руководителю требуется определенные опыт и навыки конструктивного использования полученной информации; внедрение соответствующих организационных процедур и установления норм; выделение времени на поддержание обратной связи и осмысление ее результатов; проведение изменений по итогам обратной связи.

Распространенные ошибки обратной связи

При предоставлении обратной связи руководителю следует избегать следующих ошибок:

Неконструктивная критика. Грубое и агрессивное осуждение действий подчиненного, излишняя эмоциональность, которая проявляется в виде сарказма, высокомерия, неуважительное отношение может пошатнуть уверенность сотрудника в себе и подорвать его моральный дух. К примеру, если руководитель поручил подчиненному составить отчет и остался недоволен результатом, в этом случае вместо прямой критики («в этом отчете нет нужной мне информации», «это нужно полностью переделать») следует спросить, в чем, по его мнению, заключалась цель задания, удалось ли сотруднику ее достичь, как можно улучшить результат. Прежде чем перейти к предмету критики, признайте определенные достоинства подчиненного, его положительный вклад и достижения, начните с похвалы.

Переход на личности. Руководитель должен следить за тем, чтобы обратная связь, которую он предоставляет подчиненным, касалась исключительно их действий, а не личных качеств. Менеджер, дающий негативную оценку характеру сотрудника (скажем, «вы слишком резки»), вызывает у этого человека желание защищаться и мысленно противоречить. Критикуйте поступки человека, а не его самого. Одно дело сказать «Ты толковый, мыслящий человек, а поступил не предусмотрительно», другое «Ты идиот, сделал такую глупость!».

Использование только общих фраз . Руководитель, который предоставляет сотруднику обратную связь в форме («вы хороший лидер», «вы проделали серьезную работу» и т.п.), может не достигнуть необходимого результата. Возможно, подчиненный будет польщен комплиментом, но это не даст ему полезной информации о том, что именно он сделал правильно, а что нужно улучшить.

ПРАВИЛА ОБРАТНОЙ СВЯЗИ

Чтобы обратная связь была эффективной, не стоит прибегать к ней, если Вы не подгото­вились к встрече, если у Вас плохое настроение, либо нет свободного времени.

Прежде, чем давать обратную связь, необходимо понять какой результат Вы хотите получить от разговора с сотрудником. Тогда будет значительно легче правильно построить беседу. Вне зависимости от цели разговора полезно соблюдать следующие правила:

Изучите всю информацию о вопросе и подготовьтесь к предоставлению обратной связи по следующему алгоритму . Таблица 1.

Таблица 1. Подготовка к предоставлению обратной связи

Обратная связь должна осуществляться в подходящих условиях, доброжелательной обстановке и без внешних помех. По возможности п редотвратите прерывания, телефонные звонки и т.д.

Обратная связь должна быть конструктивной. Говорите сначала о том, что хорошо, что и почему плохо и как это надо исправить. Обратная связь в идеале должна содержать выделение сильных сторон в деятельности, поведении сотрудника и слабых сторон - мест, требующих коррекции, резервов в совершенствовании сотрудника. Говорите о том, что можно изменить/добавить на уровне действий, для достижения результата близкого идеалу.

Обратная связь должна быть своевременной и основанной на фактах.
Давайте обратную связь вскоре после события, которое Вы обсуждаете с сотрудником. Не стоит проводить "Разбор полетов" двух-трехмесячной давности, это вызовет оборонительную реакцию подчиненного. Говорите о конкретном событии. Например: Ты сегодня появился на работе в 10:45. Это уже второй раз за неделю, давай обсудим? А не так: Ты вечно спишь до одиннадцати и постоянно опаздываешь?

Обратная связь должна быть конкретна, четко выражена и понятна Вашему собеседнику. Она должна содержать примеры поведения, а не описывать его общие модели. Не изъясняйтесь общими фразами и не используйте намеки.

Обсуждайте события и действия. Не личность.

Соблюдайте баланс между положительной и отрицательной оценкой. Начинать следует с "хорошей" части.

Вовлекайте сотрудника в обсуждение, дайте высказаться. Вам важно знать его мнение! Просите подчиненного дать свои предложения. Как ты думаешь, что будет делать Клиент, который хотел сделать срочный заказ, но не смог дозвониться до нас в 9:30? Что можно сделать, чтобы исключить повторение таких ситуаций?

Ясно формулируйте выводы и зафиксируйте письменно достигнутое соглашение.

Регулярно проверяйте, выполняются ли договоренности.

Немедленно поддерживайте любые позитивные изменения. Добейтесь их закрепления.

Не забывайте давать обратную связь не только по результату выполнения задания, но и в ходе деятельности.

Ваши встречи с сотрудниками будут более продуктивными, если вы начнете пользоваться этими правилами.

Итак, развитие навыков предоставления и получения обратной связи помогает руководителю создавать атмосферу взаимного доверия и открытости, что способствует конструктивным изменениям в работе.

Руководитель должен помнить, что при наличии эффективной коммуникации и постоянной обратной связи появляется неограниченный потенциал для совершенствования во всех сферах бизнеса и управления людьми.

Обратная связь (feedback) — информация, которую сотрудник получает о том, как руководитель воспринимает и оценивает его действия.

Зачем нужна обратная связь:

1. С ее помощью руководитель управляет деятельностью своих подчиненных, то есть поощряет желаемое поведение и ограничивает не желаемое. Хваля сотрудника, тем самым он подтверждает правильность его действий, соответствие , плану, представлениям руководителя. Если необходимо изменить действия подчиненного, руководитель дает корректирующую обратную связь. Тем самым достигается главное — обеспечивается результативность действий подчиненного.
2. Обратная связь выполняет обучающую функцию. Она позволяет сотруднику узнавать, чего от него ждут, каковы критерии оценки его работы, насколько его действия соответствуют правильной технологии исполнения работы.
3. Она выполняет мотивирующую функцию. Руководитель хвалит, ободряет сотрудника и признает его достижения, тем самым формирует мотивацию к дальнейшей работе. С помощью корректирующей обратной связи руководитель формирует стремление к исправлению ситуации.
4. Предоставление развернутой обратной связи является проявлением внимания сотруднику со стороны руководителя, что благотворно влияет на отношения между работающими вместе людьми.

Таким образом, обратная связь является важнейшей составной частью таких управленческих процессов как контроль, наставничество, мотивирование, обладает мощнейшим потенциалом как инструмент управленческого воздействия. Чтобы этот потенциал реализовывался, необходимо соблюдение следующих условий. Обратная связь должна быть:

1. Конкретная. Руководитель не должен обобщать и делать глобальные выводы типа: «ты постоянно опаздываешь на работу» , лучше сказать . В обратной связи необходимо оперировать конкретными фактами, а не общими суждениями.
2. О поступках, а не о личности. Допустимо высказывание «ты сегодня опоздал на 15 минут» , а не «ты недисциплинированный человек» . Поступок можно исправить, а характер исправить практически невозможно. Поэтому человек готов принять информацию о поступке, но не готов согласиться с тем, что он какой-то не такой человек, и будет защищаться, спорить.
3. Своевременная. Обратная связь должна даваться незамедлительно после поступка, который вы хотите поощрить или изменить. Это еще называется «правилом горячей плиты» (если дотронуться, ожог наступает сразу, а не потом).
4. Развивающая. Одной из задач обратной связи является развитие способности сотрудника к самоанализу, самостоятельному выделению своих успехов и недоработок, правильному поиску их причин. Для этого руководитель использует открытые , помогая подчиненному самому сформулировать правильные выводы о своей работе. Самостоятельно сделанные выводы принимаются и запоминаются намного лучше, чем сказанные другим человеком.
5. Адаптированная. Все люди разные по уровню чувствительности к критике, готовности к саморазвитию. Руководителю необходимо адаптировать свою обратную связь под уровень понимания подчиненным: не давать сразу много корректирующей информации, если человек способен осознать и внедрить только часть.

Существуют несколько моделей структурирования обратной связи, из них наиболее часто используются следующие:

1. «Правило бутерброда». Обратная связь предоставляется по структуре «Положительная – Корректирующая – Положительная». Подобная структура необходима для тех сотрудников, которые эмоционально могут быть не готовы воспринять необходимость корректировки своих действий. Чтобы сотрудник не занял в общении с руководителем оборонительную позицию, обратная связь начинается и заканчивается с положительных моментов в его деятельности (достижений, успехов, сильных сторон).

…В одной из компаний супервайзер провел жесткий нелицеприятный разговор с торговым представителем по поводу неубедительной динамики выполнения плановых заданий. Под конец общения, вспомнив вдруг про «правило бутерброда», супервайзер сбавил голос и сказал: «ну а вообще ты молодец, в торговых точках клиенты о тебе хорошо отзываются. Иди работай». На что торговый представитель, уходя, жалобно заметил: «Дядя Федор, бутерброд у тебя какой-то неправильный…»

1. Модель BOFF (Behaviour – Outcome – Feelings – Future), в русском варианте ПРЧБ (Поведение – Результат – Чувства – Будущее). Сначала руководитель описывает поведение сотрудника и тот результат, к которому это поведение привело. Далее усиливает эмоциональное воздействие, упоминая чувства, которые по этому поводу испытывает он (или коллеги сотрудника, сам сотрудник, другие лица). Заканчивается предоставление обратной связи описанием нужного поведения, которое сотрудник должен продемонстрировать в будущем. Модель используется в том случае, если у руководителя есть сомнения, что для данного сотрудника обычная обратная связь будет действенной.
2. Модель SOR (Standard – Observation – Result, Стандарт – Наблюдение – Результат). Предназначена для ориентации сотрудника на правильную технологию действий. Сначала руководитель напоминает сотруднику существующий в компании действий, далее обсуждает с сотрудником свои наблюдения о его поведении, достигает понимания сотрудником результатов, к которым может привести его поведение и добивается готовности сотрудника в дальнейшем соблюдать .

Кроме умения предоставлять обратную связь, необходимо еще научиться самому и научить своих подчиненных правильно ее принимать. Для этого важно соблюдать несколько правил:

1. Во время получения обратной связи не оправдывайтесь, избегайте оборонительной позиции.
2. Задайте вопросы для ясности, попросите примеры поведения, резюмируйте полученную информацию и получите подтверждение, что вы ее правильно поняли.
3. Поблагодарите за обратную связь.
4. Составьте план действий, что и как можно улучшить.

В сфере FMCG традиционно уделяется большое внимание соблюдению руководителями правил предоставления и получения обратной связи, что может быть закреплено в , и ряда других процессов. Например, одна из функций собрания – подведение итогов, т.е. предоставление обратной связи команде, которое должно осуществляться также с учетом описанных выше правил. Это значит, что во время собрания должен оперировать конкретными, актуальными цифрами и фактами (правила «конкретности», «своевременности»), начинать с позитива и достижений команды (правило «бутерброда»), делать акцент на том, что нужно улучшить именно сегодня (правило «адаптированности»). При этом он никогда не должен «устраивать разнос» отдельным подчиненным в присутствии остальных, то есть хвалить необходимо прилюдно, а критиковать поодиночке.

В общении с другим человеком важно не только высказаться, но и получить адекватный ответ. Психолог и редактор Сергей Галиуллин рассказывает, что такое обратная связь, как её распознать и правильно на неё реагировать.

С каждым годом количество социальных связей у человека увеличивается. Мы общаемся вживую, онлайн, по телефону. Такое количество контактов утомляет человека, его и способность слышать другого человека периодически отключаются. Так мы пропускаем реакцию собеседника и неадекватно на неё реагируем.

Что такое обратная связь

Термин «обратная связь» пришёл из кибернетики, но теперь почти все гуманитарные науки определяют его по-своему. В социологии обратную связь считают этапом взаимодействия нескольких людей. Человек выдаёт информацию другому человеку, получает обратную связь и корректирует свои действия. В том числе высказывания. Вы говорите кому-то: принеси воды. Дальше на каждом этапе может что-то пойти на так. Вы можете сказать не тем тоном, человек может ответить грубо, ну и вы можете скорректировать свои действия в отрицательную сторону и размахивать на кухне ножом. Зачем понимать, как это работает? Чтобы избежать конфликтов, ссор, недопониманий.

Что происходит на этапе обратной связи

Итак, вы попросили собеседника принести воды. Теперь его ход - он откажет или принесёт воды, или согласится, но скажет, что принесёт позже. Это и будет обратной связью. Но перед этим он услышит или не услышит вас. Чтобы человек вас услышал и ответил, должны сработать три условия.

Собеседник должен услышать нашу просьбу. Если он слушает музыку в наушниках или заболел и плохо слышит, наша просьба ответа не найдёт. Кроме этого, он должен понять её и принять. Понять он сможет, если просьба будет на знакомом ему языке. Принять - если он вообще способен воспринимать просьбы других людей.

Форма и содержание просьбы не должны противоречить друг другу. Если вы устали и не можете налить себе воды, скорее всего, ваша просьба - это почти мольба слабого перед сильным. Если в таком случае вы истерично попросите воды, собеседник изумится. Вы зависите от него и при этом кричите.

Собеседник может и хочет отвечать. Ребёнок до года слышит наши просьбы, но ответить не может. Или даже хочет дойти до нас или бросить в нашу сторону мяч, но руки и ноги его не слушаются. Взрослый должен быть в настроении и хорошем самочувствии.

Что может пойти не так и как это исправить

Собеседник может не увидеть или не услышать нашу просьбу. Здесь важно не пытаться повторить её настойчивее и громче. Если ответа нет, нужно понять причину. Если человек не слышит из-за наушников, нужно жестом или взглядом привлечь внимание. Если не понимает слов, подобрать правильные. Если устал, быть максимально вежливым.

Собеседник может услышать в просьбе нечто другое. Например, в просьбе налить воды уставшая жена слышит, что муж сел на её шею и ничего не может сделать сам. Или на просьбу показать дневник ребёнок придумывает, что вы увидите в нём плохие оценки и снова отругаете его. Обратная связь - не только то, что человек делает, но и то, что он подумает, пока делает. Значит, чтобы достучаться, нужно пояснить, зачем вы просите человека, почему не можете сделать сами и почему вам важно, чтобы просьбу выполнил именно он.

Собеседник может быть не готов отвечать нам или выполнять просьбу. Причём он не всегда способен сказать нам, что не готов. Значит, придётся быть внимательным - по возможности не отвлекать играющего ребёнка или работающего взрослого. Но при этом заглядывать в экран ноутбука и следить, не сидит ли муж в соцсетях вместо работы, - нарушение личного пространства. Это приведёт к ещё большей неготовности отвечать.

Собеседник дал обратную связь, но мы её не услышали, не поняли, не приняли. Это кажется банальным, но иногда люди отвечают вполголоса, и мы их физически не слышим. Или человек говорит, что принесёт воды, но при этом сильно вздыхает. Значит, он поможет, но через силу, и мы должны быть очень благодарны и не утруждать его в следующий раз. Кажется, что так можно стать параноиком, но нужно не придумывать за собеседника, а прислушиваться и переспрашивать. Мы можем не понять собеседника из-за разницы в чувстве юмора, образовании, культурном бэкграунде. Единственный выход - переспрашивать и договариваться.

Человек отказывается выполнить просьбу, но мы на это никак не реагируем или реагируем негативно. Отказ достоин уважения, мы ведь хотим иметь право на «нет». Если просьба слишком серьёзная, можно уточнить причину отказа, попросить выполнить её позже. Если вы можете сделать это самостоятельно, отступитесь до следующего раза. Ведь вы просто хотите выпить воды, а не воспитываете идеального партнёра по общению.

Чтобы сотрудники понимали вас и хотели добиваться результатов вместе с вами, важно грамотно обсуждать с ними их слабые и сильные стороны и ставить им цели. В этой методичке вы найдёте техники, рекомендации и примеры по подаче обратной связи менеджерам по продажам.

Цели обратной связи

• помочь сотруднику осознать свои сильные и слабые стороны;
• поддержать действия, повышающие эффективность работы;
• помочь извлечь опыт из допущенных ошибок.

Что значит правильная обратная связь

• параметры оценки прозрачны, понятны и известны сотрудникам;
• процедура оценки объективна, не основана на личных симпатиях/антипатиях - для этого часто приглашают специалиста со стороны;
• разбору подлежат ситуации, которые произошли недавно, например, в течение одной отчётной недели;
• критика должна быть обоснована результатами оценки;
• критика должна быть конструктивной, то есть предлагать пути решения проблем;
• должна существовать система поощрений отличившихся сотрудников;
• должна вестись статистика, по которой можно проследить прогресс.

Услуга «Контроль качества отделов продаж» : кому это пригодится, и как мы это делаем

Как давать обратную связь менеджерам

Модель «Бутерброд»

Блок разбора ошибок (развивающая обратная связь) находится между блоками позитивной обратной связи. Применяется в беседах по постановке целей, корректировке результатов, развитию сотрудников:

Менеджер Сергей исправил ошибки прошлой недели, но план по продажам пока не выполнил. Даём Сергею обратную связь.

Начнём с положительного. «Сергей, на этой неделе ты преуспел и исправил ошибки, которые мы встречали в твоих разговорах на протяжении месяца. Теперь во время разговора по телефону ты обращаешься к клиентам по имени, заинтересованно ведёшь диалог, назначаешь следующий шаг продажи».

Обсудим то, что требует коррективов, обсудим план улучшений. «При этом есть куда расти. Обрати внимание на презентацию продукта, компании. Наши клиенты обращаются в десятки компаний, нам нужно выделяться среди них, заинтересовать клиента своим предложением. Давай обсудим, что ты можешь сделать для этого». Нет открытой критики, мы обговариваем с сотрудником план улучшения его показателей.

Завершаем беседу позитивно. «Отлично, план действий согласован, приступаем к работе. Постарайся обзвонить текущих клиентов, используя план, который мы обсудили. Если будут сложности и вопросы, обращайся».

Модель SOR

Подходит в случаях, когда сотрудник нарушил стандарты работы компании, совершил проступок:

Менеджер Алексей не ответил на заявку клиента в установленное время, клиент разорвал контракт на сервисное обслуживание.

Напоминаем о стандарте (Standart). «Алексей, в нашей компании есть правило - заявка на сервис должна обрабатываться как можно скорее, максимум в течение 30 минут. Клиент должен в течение 30 минут знать, что мы приняли заявку и начали работать».

Излагаем факты и наблюдение (Observation). «Вчера в 10:15 поступила заявка от нашего клиента, но ты перезвонил только в 15:00. Клиент прождал много времени и пытался самостоятельно устранить неисправность».

Обсуждаем влияние на бизнес, результат поступка сотрудника (Result). «В результате клиент решил разорвать контракт сервисного обслуживания, потому что не получил помощи в указанное время».

Следующий шаг - осознание сотрудником своего поступка и принятие обязательств за последствия своего поведения.

Модель BOFF

Новый менеджер Ирина регулярно нарушает стандарты качественного сервиса: невежливо общается с клиентами, с опозданием обрабатывает заявки, забывает вовремя перезвонить, задерживается во время обеденных перерывов.

Поведение (Behaviour). Изложите Ирине свои наблюдения о её работе. Конкретно, на языке фактов, желательно с деталями, датами наблюдений. Обсудите причины. Иногда бывает, что сотрудник не вполне осведомлён о том, что от него ждут.

Результат (Outcome). Обсудите с Ириной, как её поведение (раздражение и грубость в общении с клиентами, игнорирование заявок, длительное отсутствие на рабочем месте после перерыва) сказывается на результатах бизнеса, на количестве обслуживаемых клиентов, на числе поступающих от клиентов жалоб.

Чувства (Feelings). Скажите о том, что вы чувствуете, зная, что Ирина работает таким образом. Вы расстроены, огорчены, не очень счастливы, вам неприятно осознавать. Обсудите, что чувствуют другие менеджеры, когда Ирины длительное время нет на рабочем месте, и им приходится обрабатывать дополнительное количество звонков. Тем самым вы поможете Ирине осознать неприемлемость её поведения.

Будущее (Future). Обсудите с Ириной, как ей изменить своё поведение. Лучше всего задавать вопросы и получать ответы от сотрудницы. Это позволит ей принять ответственность за решения и действия в будущем. В конце беседы договоритесь о конкретных действиях и сроках, наметьте план действий на будущее. Желательно запланировать дату следующей встречи, чтобы проконтролировать и обсудить прогресс Ирины.

• прослушайте звонок вместе;
• спросите оператора, что он в целом думает об этом звонке;
• спросите оператора, что он считает, он сделал лучше всего;
• спросите оператора, что он думает о впечатлении клиента и воспользуется ли клиент снова услугой или продуктами компании;
• спросите оператора, что бы он хотел улучшить в этом звонке;
• теперь выскажите своё мнение об этом звонке, пользуясь, например, моделью «бутерброд»;
• выберете одну узкую область, на которой сосредоточитесь, используя технику SMART. Не берите тему «обслуживание клиентов» - она слишком обширная для одной сессии;
• проиграйте ситуацию заново: вы - клиент, а менеджер попробует учесть свои ошибки и построить общение с учётом замечаний.

Главная » Гараж » Обратная связь как инструмент управления. Рекомендации по подаче обратной связи сотрудникам