УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

_________________

«____»____________2010 г.

Стандарт предприятия

Система менеджмента качества.
Управление документацией

СТП СМК Б.4-01-03

г. Москва, 2010 г.

Информационные данные

2. Назначение и область применения

2.1. Настоящий стандарт предприятия (далее – СТП) устанавливает порядок управления документацией системы менеджмента качества, действующей в «433 ВСУ». Порядок предусматривает обращение с внешними и внутренними нормативными и техническими документами.

2.2. Стандарт не распространяется на записи, порядок управления которыми регламентирован СТП СМК Б.4-02-03

2.3. Стандарт не распространяется на организационно-распорядительные документами (приказы, распоряжения, работа канцелярии и т. п.), порядок управления которыми установлен приказом Генерального директора.

2.4. Стандарт разработан для реализации требований п. 4.2.3 ГОСТ Р ИСО.

2.5. Стандарт распространяется на все подразделения «433 ВСУ».

3. Нормативные ссылки

ГОСТ Р ИСО "Система менеджмента качества. Основные положения и словарь".

ГОСТ Р ИСО "Система менеджмента качества. Требования"

СТП СМК Б.4-02-03 Система менеджмента качества. Управление записями.

4. Термины и их опрЕделения

4.1. В целях более четкого понимания содержания настоящего СТП ниже поясняются некоторые термины.

5. сокращения

5.1. В настоящем СТП приняты следующие сокращения

6. Общие положения

6.1. Цель деятельности по управлению документацией - обеспечить уверенность в том, что в процессе производства продукции используются только те версии документов, в которые внесены все изменения, и созданы условия для выполнения требований документов.

6.2. Основными задачами управления документацией являются:

Установление и контроль выполнения правил разработки, рассмотрения, согласования, идентификации, утверждения, выпуска, рассылки и хранения документов внутренних документов,

Установление и контроль выполнения правил идентификации, рассылки и хранения внешних документов;

Актуализация документов;

Обеспечение сохранности документов;

Обеспечение доступности документов для персонала,

Гарантирование того, что в производственном процессе используются только действующие документы со всеми внесенными в них изменениями.

6.3. В состав деятельности по управлению документацией входит:

Организация разработки внутренних документов СМК, включая их согласование и утверждение;

Проверка документов на адекватность до их выпуска;

Анализ и актуализация документов по мере необходимости, переутверждение документов,

Обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов внутренних документов;

Обеспечение идентификации документов внешнего происхождения, включая изменения;

Обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения;

Обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми;

Предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей;

6.4. Результативность управления документацией оценивается при проведении внутренних проверок (по динамике числа выявляемых несоответствий).

7. Внешние документы

7.1. Основными видами внешних нормативных и технических документов системы менеджмента качества являются:

a) государственные (ГОСТ Р) и межгосударственные (ГОСТ) стандарты, устанавливающие требования к продукции, материалам и комплектующим изделиям для ее изготовления, условиям производства, методам испытаний и контроля;

8.2.9. Основополагающие документы СМК, направляются на согласование:

Директорам всех филиалов,

Главным инженерам всех филиалов,

Начальнику отдела кадров,

Начальникам отделов «433 ВСУ»,

Начальнику лаборатории,

8.2.10. Лица, рассматривающие документ, в том числе оценивают:

Соответствие документа действующим государственным нормативным документам и внутренним документам СМК «433 ВСУ»;

Согласованность документа с ранее выпущенными документами.

8.2.11. Замечания по проекту документа (если они имеются) представляются в подразделение (филиал) - разработчик в письменном виде. Сделанные замечания и предложения должны быть конкретными и обоснованными. Отсутствие замечаний рассматривается как согласование.

8.2.12. Подразделение (филиал) - разработчик рассматривает полученные замечания и решает вопрос о необходимости принятии или отклонении сделанных замечаний в рабочем порядке с участием заинтересованных лиц. Отклонение замечаний должно быть обосновано.

8.2.13. Окончательная редакция документа рассылается на согласование. Каждый документ должен быть согласован руководящими должностными лицами и руководителями подразделений и филиалов, на деятельность которых распространяется данный документ. Организует согласование подразделение-разработчик документа.

Согласование идентифицируется подписью согласующего лица на листе согласования.

8.2.14. Если лицо, которому была послана на согласование окончательная редакция документа, не считает возможным его согласовывать, то оно свои обоснованные замечания в письменном виде передает разработчику. Окончательное решение принимается с участием высшего должностного лица – инициатора разработки и Заместителя генерального директора по качеству.

8.2.15. Если в результате согласования в текст документа были введены изменения и дополнения, то процедура согласования проводится со всеми лицами, ранее его подписавшими

8.2.16. Ответственность за разработку, сроки выполнения и качество документа, включая проверку документа на адекватность, несет руководитель того подразделения «433 ВСУ» или его филиала, в котором осуществляется разработка документа (или ответственный исполнитель разработки).

8.2.17. Проведение проверки удостоверяется подписью проверяющего с указанием даты проверки, должности и фамилии проверяющего.

8.3. Утверждение документа

8.3.1. Подразделение (лицо), осуществляющее подготовку к выпуску и выпуск в обращение утвержденного документа , указано, в зависимости от вида документа, в соответствующих подразделах данного СТП:

8.3.2. Каждому подготовленному к утверждению документу присваивается код (если это предусмотрено), а утвержденные документы регистрируются.

8.3.3. До утверждения каждый документ рассматривается для оценки возможности его практического применения. Если для использования документа необходимо проведение каких-либо мероприятий (обучение персонала, закупка оборудования или услуги и т. п.), ответственный за выпуск документа подготавливает соответствующие предложения для рассмотрения высшим руководством и принятия решения.

8.3.4. Подразделение разработчик подготавливает и представляет на утверждение следующие документы:

Проект согласованного документа,

Проект приказа об утверждении, если утверждение предусмотрено таким способом,

Проект плана мероприятий, необходимых для внедрения документа, если требуется.

8.3.5. Документы, в зависимости от их вида, утверждает:

Генеральный директор (директор) – стандарты предприятия, положения о подразделениях, должностные инструкции;

Главный инженер – технологические карты, производственные инструкции, инструкции по контролю качества.

Способ утверждения (приказом или личной подписью) зависит от вида документа. Конкретные данные о порядке утверждения каждого документа приведены в соответствующих подразделах данного СТП.

8.3.6. Гриф "Утверждаю" для документов, утверждение которых предусмотрено личной подписью, помещают на титульном, а если его нет, то на первом листе документа с указанием должности лица, утвердившего документ, и даты утверждения.

8.4. Идентификация внутренних документов

8.4.1. Утвержденным внутренним документам помимо наименования присваивается обозначение, которое состоит из индекса и номера документа.

8.4.2. Индекс документа состоит из набора букв и римских цифр – ХХХ Х. Х

8.4.2.1. Первые одни или три буквы указывают тип документа:

СТП стандарт предприятия системы менеджмента качества,

И - инструкция, устанавливающая требования к правилами ведения определенного работ,

ИКК – инструкция, устанавливающая правила контроля качества,

РИ – рабочая инструкция, устанавливающая порядок и правилами выполнения конкретной работы.

8.4.2.2. Следующие за первыми буквами через пробел буквы или римские цифры устанавливают уровень документа в иерархии внутренних документов:

А - документ первого уровня, соответствующего Руководству по качеству;

Б - документ второго уровня, соответствующего Политике в области качества и обязательных согласно ГОСТ Р ИСО документированных процедур;

III - документ третьего уровня, устанавливающий общие требования и правила для «433 ВСУ» или отдельных его подразделений;

IV – документ четвертого уровня, устанавливающий конкретные требования действующие при конкретных обстоятельствах.

8.4.2.3. Через точку после второй группы букв или римских цифр следует арабская цифра, соответствующая номеру раздела ГОСТ Р ИСО, к которому относится данный документ:

4 – система менеджмента качества,

5 – ответственность руководства,

6 - менеджмент ресурсов,

7 – процессы жизненного цикла продукции,

8 – измерения анализ и улучшения.

8.4.3. Состав номера документа состоит из цифр - 00-00, следующих после букв и римских цифр (ХХХ Х. Х).

8.4.3.1. Первые две арабские цифры указывают порядковый номер документа в данной группе.

8.4.3.2. Следующие за первыми двумя арабскими цифрами через дефис (-) еще две или четыре арабские цифры указывают год регистрации документа.

8.4.4. Полное обозначение документа согласно пп.7.имеет вид ХХХ Х. Х-00

8.4.4.1. В качестве примера обозначение данного стандарта предприятия СТП СМК Б.4-01-03 будет:

Стандарт предприятия (организации),

Система менеджмента качества,

первый порядковый номер в группе.

год утверждения – 2003.

8.4.4.2. В качестве примера обозначение инструкции, устанавливающий порядок и правила заключения договоров подряда И III будет:

Инструкция,

документ третьего уровня,

Процессы жизненного цикла продукции,

двенадцатый порядковый номер,

год утверждения – 2003.

8.4.5. Если после утверждения документа, но до вступления его в действие, по тем или иным причинам в него вносятся изменения и дополнения, то выпускается новая версия документа, которая согласуется со всеми заинтересованными лицами согласно пп.7.2.8-7.2.17. В колонтитуле измененного документа указывается, что это версия 1. При этом принимается, что предыдущая версия имела индекс ноль (0).

В случае если такого рода пересмотров было несколько, то последующим версиям присваиваются номера 2, 3 и т. д.

8.5. Выпуск, регистрация и обращение документов

8.5.1. Экземпляр документа с подлинными подписями разработчиков и согласующих лиц, заверенными печатью, считается подлинным (контрольным), и на нем ставится штамп "Контрольный экземпляр". Подразделения «433 ВСУ» и его филиалов, в которых хранятся контрольные экземпляры документов различного вида, указаны в соответствующих разделах данного СТП.

8.5.2. Всем заинтересованным подразделениям и должностным лицам для работы выдаются рабочие экземпляры (учтенные копии) документов, которые идентифицируются номером на титульном листе каждого экземпляра. Выдача документа производится по списку, который составляет подразделение - разработчик.

8.5.3. Выданные экземпляры регистрируются по номерам в листах регистрации (соответствующий номер проставляется в штампе на титульном листе). Передача экземпляра удостоверяется личной подписью получающего ее лица.

8.5.4. На экземплярах, передаваемых тем организациям, подразделениям и лицам, которым не будет сообщаться о вносимых изменениях и дополнениях, ставится штамп – «об изменениях не сообщается».

8.5.5. Тиражирование документа для рассылки осуществляет подразделение-разработчик.

8.5.6. Ответственность за правильность выпуска и обращения внутренних документов несет Заместитель директора по качеству.

8.6. Внесение изменений, пересмотр, отмена и изъятие внутренних документов

8.6.1. Необходимость внесения изменений во внутренние документы возникает:

В случае внесения изменений или выхода новых версий внешних нормативных документов, ссылки на которые есть в данном документе,

При внесении изменений в технологический процесс или в организационную структуру ,

На основании результатов внутреннего или внешнего аудита,

По результатам анализа функционирования СМК;

По решению ответственных за процессы или высшего руководства «433 ВСУ»,

Если истек срок действия документа.

8.6.2. Изменения во внутренние документы «433 ВСУ» вносятся теми же подразделениями и службами, которые разрабатывали основной документ.

8.6.3. Изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы. Проекты всех изменений одновременно с основным изменением разрабатывает вносящее его подразделение.

8.6.4. Изменения в документацию нумеруются (предусматривается сквозная нумерация).

8.6.5. Изменения согласуются, утверждаются и оформляются в порядке, установленном для каждого основного документа.

8.6.6. Порядок регистрации, хранения и передачи заинтересованным подразделениям и службам изменений аналогичен порядку регистрации, хранения и передачи основного документа.

8.6.7. Сведения об изменениях вносятся в лист регистрации изменений, в том числе в электронную версию контрольного экземпляра. Информацию об изменениях в электронную версию вносит подразделение разработчик.

8.6.8. Когда число вносимых в документ изменений и дополнений велико, то выпускается новая версия документа, что идентифицируется изменением в коде года выпуска документа. При этом на титульном листе (первой странице) указывается, взамен какого документа введен данный.

Предыдущая версия документа изымается и заменяется новой (см. п 7.6.12).

8.6.9. Если документ пересматривается в связи с истечением его срока действия, то по результатам рассмотрения документа:

Продлевается срок его действия без внесения изменений;

В документ вносятся изменения;

Выпускается новая версия документа.

8.6.10. Если документ потерял свою актуальность (больше не используется) или выпущена новая версия документа, то он отменяется.

8.6.11. Отмена действовавших ранее документов осуществляется распоряжением директора (генерального директора) или главного инженера «433 ВСУ» с указанием срока прекращения действия документа.

8.6.12. Изъятие отмененного документа проводит подразделение, в котором хранится контрольный экземпляр. Изъятие удостоверяется подписью лица, изъявшего документ, в листе регистрации ("документ изъят" - подпись).

8.6.13. Изъятие документа может проводиться, если данный экземпляр документа пришел в негодность. Процедура изъятия аналогична, описанной в п. 7.6.12, но при этом взамен изъятого экземпляра выдается новый.

9. Учет и хранение документов в подразделениях

9.1.1. Учет и хранение контрольных экземпляров документов осуществляется таким образом, чтоб могла быть обеспечена их сохранность (в сейфах , специальных помещениях и т. п.).

9.1.2. Контрольные экземпляры не выдаются в другие подразделения. В случае необходимости ими разрешается пользоваться только в том подразделении, в котором они хранятся, с разрешения руководителя этого подразделения.

9.1.3. Рабочие экземпляры (копии) документов, поступившие в подразделения, регистрируются ими по форме в Журнале учета и хранятся в подразделении. Разные виды документов регистрируют отдельных журналах.

9.1.4. Подразделения «433 ВСУ» и его филиалах ведут перечни имеющихся рабочих экземпляров (копий) внешних нормативных документов и внутренних документов, которыми оно пользуется при выполнении производственной деятельности. В перечне указывается место хранения документа.

9.1.5. Подразделения «433 ВСУ» передают перечни, хранящихся в них рабочих экземпляров внешних документов, в ПТО, который в соответствии с этими перечнями передает в подразделения сведения об изменениях и отмене документов. Актуализация перечней осуществляется не реже, чем один раз в квартал.

9.1.6. Условия хранения рабочих экземпляров документов должны обеспечивать их доступность, удобство работы с ними персонала подразделений и сохранность.

9.1.7. Отмененные контрольные экземпляры храниться отдельно от действующих.

9.1.8. Изъятые документы хранятся, если это необходимо, отдельно от действующих документов. На титульном листе делается отметка, "отменен".

9.1.9. Учет и хранение внутренних документов в подразделениях возложено на сотрудника подразделения, назначенного распоряжением руководителя подразделения. При этом учет и хранение разных видов внутренних документов моет быть поручен разным сотрудникам.

9.1.10. Контроль правильности учета и хранения документов осуществляет Служба качества.

10. Ответственность

10.1. Ответственность за организацию учета и хранения документов в подразделениях «433 ВСУ» и его филиалов несут его руководители, а на строительно-монтажных (строительных) участках - старшие прорабы.

10.2. Ответственность за деятельность по управлению документами возложена на Заместителя генерального директора по качеству.

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ

Информационные данные................................................................................................. 2

1. Назначение и область применения......................................................................... 3

3. Термины и их опрЕделения............................................................................................ 3

4. СОКРащения...............................................................................................................................

5. Общие положения............................................................................................................... 4

6. Внешние документы.......................................................................................................... 6

7. Внутренние документы.................................................................................................... 9

8. Учет и хранение документов в подразделениях.......................................... 14

9. Ответственность................................................................................................................ 15

Приложение А Открытый перечень основных внешних нормативных документов, применяемых «433 ВСУ» и его филиалами............................................................................................................................................................................................................ 16

Приложение Б Открытый перечень основных внутренних нормативных документов, применяемых «433 ВСУ» и его филиалами............................................................................................................................................................................................................ 21

ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ........................................................................................ 23

Введение

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2001 .

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Дата введения 2004-02-20

Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.

Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.

Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

Структура документации

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал учета и регистрации стандартов СМК, а также в лист регистрации изменений в подлиннике изменяемого стандарта, прилагаемого к каждому стандарту.

Утвержденное изменение размножается и рассылается подразделениям института в соответствии с листом рассылки данного стандарта.

7.5.4 При наличии значительных изменений, касающихся содержания стандарта, внесения новых требований и положений, стандарт пересматривается и утверждается в новой редакции.

7.5.5 Ответственность за внесение изменений в учтенные экземпляры стандартов и изъятие устаревших несет руководитель подразделения.

7.5.6 Отмененные или утратившие свое действие документы уничтожаются или переводятся в статус «Недействующий».

Регистрация данных о качестве;

Обработка данных о качестве;

Анализ данных о качестве;

Хранение данных о качестве в течение установленного срока;

Изъятие и уничтожение данных о качестве по истечении срока хранения.

7.6.3 Перечень и форма «Записей по качеству», которые должны выполняться в процессе производства работ, представлены в приложении .

В приложении приведены разделы и пункты стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2001 , в которых содержатся требования о регистрации записей о качестве; подразделения института, ведущие записи; документы (записи), фиксирующие данные о проведенном анализе; содержание регистрируемой информации; должностные лица, ответственные за управление записями о качестве.

7.6.4 Записи должны быть четкими, легко идентифицируемыми и поддерживаться в рабочем состоянии. Записи выполняются на бланках и формах установленного образца.

Каждый заполненный (оформленный) документ должен быть подписан ответственным за его составление и датирован. Только при таком условии он считается действительным.

Порядок составления, учета, обращения, хранения и изъятие записей определен в СТП 12-00 Требования к организационно-распорядительной документации.

7.6.5 Записи данных о качестве хранятся в подразделениях, в которых они были выполнены в течение 5 лет или в соответствии с указаниями документов на их разработку.

Оригиналы документов хранятся в местах, защищенных от несанкционированного доступа во избежание их изменений, повреждений или потерь.

7.6.6 Если это отражено в договоре, заказчик имеет право на предоставление ему копий записей по качеству.

Ответственность

Ответственность за выполнение установленного порядка управления документацией несут:

Руководство института;

Заместитель директора, ответственный за систему менеджмента качества;

Руководители подразделений;

Юрисконсульт;

Начальник отдела стандартизации.

Российская ФедерацияПриказ ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова"

СТО СМК 07-2004 Система менеджмента качества. Стандарты организации. Порядок разработки, построения и оформления

3.2 СТО СМК: Стандарт организации системы менеджмента качества;

3.3 объект стандартизации: Продукция, процесс или услуга, подлежащие или подвергшиеся стандартизации (ГОСТ Р 1.4-2004 , 4.2).

4 Общие положения

4.1 Стандарт организации устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, утверждается директором института и является обязательным к применению в данной организации.

4.2 Исходя из основных направлений производственной деятельности института, объектами стандартизации являются:

• нормы проектирования, общие принципы и рекомендации по проектированию строительных стальных конструкций и их соединений, основные положения по расчету, принципы и методы расчета конструкций, состав и правила оформления рабочих чертежей, требования к терминологии;
• процессы выполнения работ на стадиях жизненного цикла конструкций, зданий и сооружений, включая изготовление и монтаж, транспортирование и хранение конструкций, испытания и приемку конструкций и сооружений, обследование технического состояния конструкций, их ремонт и реконструкция, экспертиза безопасности, технический и авторский надзор;
• процессы организации и управления производством, процессы менеджмента с целью постоянного повышения результативности и улучшения действующей системы менеджмента качества (СМК).

Перечень объектов стандартизации, по которым могут разрабатываться стандарты института, приведен в приложении А.

4.3 Стандарты организации могут разрабатываться также для обеспечения соблюдения требований и применения технических регламентов, международных, региональных и национальных российских стандартов и для распространения и использования результатов научных исследований.

4.4 Разработку стандартов осуществляют с учетом национальных стандартов общетехнических систем, а также других национальных стандартов, распространяющихся на соответствующую продукцию, работы или услуги.

4.5 Разработка стандартов возлагается на соответствующие отделы и службы института согласно их тематике, методическое руководство по построению и оформлению стандартов и координация работ по стандартизации - на отдел стандартизации.

К разработке стандартов могут привлекаться высококвалифицированные специалисты института соответствующего направления работ и сторонние организации в качестве соисполнителей на равноправной основе.

5 Порядок разработки стандартов организации

5.1 Разработка стандартов организации осуществляется в соответствии с ежегодной Программой разработки и пересмотра стандартов, утверждаемой директором института, в которой определяются ответственные исполнители и соисполнители работ, сроки разработки, краткая характеристика содержания намечаемых к разработке стандартов.

Ответственные исполнители назначаются из числа ведущих специалистов института по соответствующей тематике.

5.2 В зависимости от характера, сложности, степени предварительной проработанности вопроса разработка стандарта организации осуществляется, в общем случае, в следующей последовательности:

• разработка проекта стандарта;
• учет проекта стандарта в отделе стандартизации с присвоением ему обозначения в соответствии с разделом 6 настоящего стандарта;
• публичное обсуждение проекта стандарта в заинтересованных подразделениях института, в сторонних организациях;
• составление сводки замечаний и предложений по проекту и доработка проекта стандарта в соответствии со сводкой;
• рассмотрение проекта стандарта на НТС института или его секциях в соответствии с установленным порядком (назначение рецензента (эксперта), ознакомление с проектом всех заинтересованных лиц и т.д.); решение о рассмотрении проекта на НТС принимается руководством института.

Решение НТС о принятии стандарта оформляется протоколом; все принятые на НТС замечания и предложения вносятся в стандарт, после чего он визируется рецензентом на последней странице стандарта.

• по согласованию с руководством стандарты, при необходимости, могут быть направлены на экспертизу (в том числе на соответствие законодательству РФ, действующим техническим регламентам и национальным стандартам, научно-техническую, правовую, метрологическую, патентную экспертизу) в компетентные организации или соответствующий технический комитет (ТК) Ростехрегулирования;
• утверждение и регистрация стандарта.

Окончательная редакция проекта утверждается директором института приказом или личной подписью на первой странице стандарта. При утверждении стандарта приказом в нем устанавливают дату введения стандарта в действие и разрабатывают, при необходимости, организационно-технические мероприятия по применению стандарта.

Стандарт вводится в действие со дня утверждения его директором или даты введения, установленной в приказе; стандарты организаций утверждаются, как правило, без ограничения срока действия.

После утверждения стандарт поступает в отдел стандартизации для регистрации в журнале учета и регистрации, куда заносятся сведения о его утверждении.

Подлинник стандарта с сопроводительной документацией (сводка замечаний, решение НТС, экспертные заключения и др.) хранится в отделе - разработчике стандарта.

5.3 Порядок утверждения, регистрации и хранения стандартов системы менеджмента качества установлен СТО СМК 28-2004 .

5.4 Построение, изложение, оформление, обозначение и требования к содержанию стандартов - в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 1.5 и требованиями раздела 6 настоящего стандарта.

5.5 Разработка изменения к стандарту

5.5.1 Изменение к стандарту разрабатывают при необходимости замены, дополнения или исключения отдельных требований стандарта в виде фрагментов разделов и пунктов, которые вносятся в стандарт на основании распоряжения или Приказа руководства института.

Изменения к стандарту редакционного или ссылочного характера вносятся при переиздании стандарта или включаются в очередное изменение.

5.5.2 Разработка изменения осуществляется, как правило, разработчиком данного стандарта.

Отдел стандартизации присваивает утвержденному изменению порядковый номер и вносит его в журнал регистрации стандартов.

Каждое изменение стандарта фиксируется также в листе регистрации изменений, который прилагается к стандарту.

6 Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению стандартов

6.1 Стандарт должен содержать все данные, необходимые и достаточные для его применения в соответствии с назначением, и при необходимости, должен быть иллюстрирован наглядным материалом.

6.2 Построение стандарта

6.2.1 Наименование стандарта, как правило, должно состоять из:

• группового заголовка, общего для комплекса стандартов системы или группы продукции;
• заголовка, определяющего кратко и точно объект стандартизации;
• подзаголовка, определяющего обобщенное содержание устанавливаемых стандартом положений.

Групповой заголовок и подзаголовок печатают строчными буквами с первой прописной. Заголовок стандарта печатают прописными буквами.

1 Система менеджмента качества

ВНУТРЕННИЕ АУДИТЫ

Планирование, проведение

2 Резервуары вертикальные цилиндрические стальные для нефти и нефтепродуктов

ПРАВИЛА ТЕХНИЧЕСКОГО ДИАГНОСТИРОВАНИЯ, РЕМОНТА И РЕКОНСТРУКЦИИ

6.2.2 В стандарт, в общем случае, включают следующие разделы:

• область применения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения, сокращения;
• основные нормативные положения, требования, устанавливаемые стандартом;

.............................................................................................................

• приложения;
• библиография;
• библиографические данные.

6.2.3 В разделе "Область применения" указывают назначение стандарта или объект стандартизации и область его распространения (применения).

В разделе дается более развернутое определение объекта стандартизации, приведенное в наименовании стандарта, перечисляются наименования основных требований, характеристик, методов испытаний и т.п., включенных в нормативные разделы стандарта.

В разделе могут приводиться сведения об ограничении области распространения стандарта.

6.2.4 Основные нормативные положения оформляют в виде разделов, состав и содержание которых устанавливается в зависимости от объекта стандартизации и вида стандарта.

6.2.5 Стандарты разрабатываются следующих видов:

• основополагающие стандарты, которые устанавливают правила построения, изложения и оформления документации различных видов (в том числе проектной), правила выполнения чертежей, общие требования и нормы, необходимые для обеспечения различных производственных процессов, общие требования по безопасности, термины и определения и т.п.;
• стандарты на продукцию, услуги, которые устанавливают общие технические условия ее производства, технические требования для группы (общие) или конкретных видов продукции;
• стандарты на процессы производства и эксплуатации продукции;
• стандарты на методы контроля, испытаний, измерений.

6.2.6 Правила построения стандартов различных видов, номенклатура показателей, требований и характеристик, включаемых в стандарт, приведены в разделе 7 ГОСТ Р 1.5 .

6.2.7 В стандартах не должны устанавливаться требования, параметры, характеристики и другие показатели, противоречащие техническим регламентам, международным стандартам ИСО, МЭК и других организаций, а также действующим национальным стандартам.

6.2.8 Стандарты на продукцию, использование которой связано с риском аварий и опасностью, должны в обязательном порядке включать разделы "Требования безопасности" и "Охраны окружающей среды" или в них должны быть приведены ссылки на соответствующие правила безопасности, установленные органами государственного надзора.

6.2.9 Дополнительные сведения к основной части стандарта сведения оформляют в виде "Приложений". Это могут быть примеры оформления документов, форма записи, методы расчета, описания аппаратуры и приборов, чертежи и таблицы большого формата и другой вспомогательный материал.

6.2.10 В раздел "Библиография" включают перечень ссылочных документов (правила и нормы международных комитетов, комиссий, фирм; использованные статьи, справочники, каталоги и другие источники) с указанием их обозначений и наименования, издания.

6.2.11 Библиографические данные приводятся на последней странице стандарта, которую оформляют в соответствии с приложением Д.

В библиографические данные включают "Ключевые слова", которые характеризуют содержание стандарта, их приводят в порядке, в котором они приведены в наименованиях стандарта и его разделах.

6.3 Изложение стандарта

6.3.1 Текст стандарта должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований, логически последовательным.

Текст стандарта делят на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

6.3.2 Для наглядности, сокращения и удобства изложения применяют таблицы, графический материал, схемы. Построение таблиц, чертежей должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 1.5 , стандартам систем конструкторской и проектной документации.

6.3.3 В стандартах, как правило, не должны повторяться и дублироваться требования и положения, установленные в технических регламентах, документах органов государственного надзора и других, являющихся обязательными к применению. В стандарте приводятся ссылки на этот документ в целом или его отдельные разделы с указанием обозначения (номера) документа, его наименования и наименования организации, утвердившей документ.

6.3.4 В стандарте должны применяться стандартизованные единицы величин, их наименования и обозначения.

6.3.5 При необходимости, в стандарте могут применяться общепринятые условные обозначения, изображения, знаки и сокращения.

6.4 Оформление стандарта

6.4.1 Стандарты выполняют машинным способом с помощью персонального компьютера на бумаге форматом А4 или в обоснованных случаях форматом А3. Допускается комплектовать в одном стандарте листы форматом А3 и А4.

6.4.2 Листы стандарта располагаются в следующей последовательности:

• титульный лист;
• предисловие;
• содержание;
• введение;
• первая страница;
• текст стандарта;

.............................................

.............................................

• приложения;
• библиография;
• лист регистрации изменений;
• последняя страница.

Оформление титульного листа, предисловия, первой и последней страниц стандарта приведено в приложениях Б, В, Г, Д, Е соответственно.

6.4.3 "Введение" включает основание для разработки стандарта (ФЗ "О техническом регулировании", Постановление Правительства РФ и т.д.) и указание о применении стандарта другими организациями в следующей формулировке: "Стандарт может применяться организациями, выполняющими работы в области установленной стандартом, если эти организации имеют сертификаты соответствия, выданные Органом по сертификации в системе добровольной сертификации, созданной организациями разработчиками стандарта.

Организации разработчики не несут никакой ответственности за использование данного стандарта организациями, не имеющими сертификатов соответствия".

Во "Введении" может указываться также место стандарта в комплексе стандартов, его взаимосвязь с другими стандартами, а также другая информация.

"Введение" не должно содержать технических требований. Пример изложения "Введения" приведен в приложении И.

6.4.4 "Лист регистрации изменений" включается в стандарт в обязательном порядке, в него заносятся все изменения и дополнения в порядке, установленном в разделе 5 настоящего стандарта.

6.4.5 Стандарты должны иметь сквозную нумерацию страниц, включая приложения. Нумерация страниц проставляется арабскими цифрами в правом нижнем углу на нечетных страницах и в левом нижнем углу на четных. Титульный лист, предисловие, содержание и введение нумеруются римскими цифрами, которые проставляются аналогично.

Обозначение стандарта указывается в верхней части каждой страницы, справа - на нечетных и слева - на четных.

6.5 Обозначение стандарта

6.5.1 Обозначение стандарта организации состоит из:

• индекса "СТО";
• отделенного от него интервалом восьмизначного кода организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОК 007-93);

код ЦНИИПСК по классификатору - 02494680;

• отделенного от кода тире четырехзначного регистрационного номера стандарта;
• отделенного от него тире четырех цифр года утверждения стандарта.

Пример - СТО 02494680-0030-2004

6.5.2 Регистрационный номер стандартам присваивается в порядке возрастания номеров по мере их регистрации в журнале учета и регистрации в отделе стандартизации.

При пересмотре стандарта его регистрационный номер сохраняется, но изменяется номер года утверждения.

6.5.3 При разработке стандарта несколькими организациями на равноправной основе в его обозначении указываются коды всех организаций-разработчиков, а регистрационный номер - присваивается отделом стандартизации ЦНИИПСК им. Мельникова.

Пример - СТО 0030-2004 (02494680, 01400285, 01411411, 40427814)

Допускается при записи такого обозначения на страницах стандарта или при ссылках на него в других стандартах института указывать только его регистрационный номер и год утверждения.

Пример - СТО 0034-2004.

6.5.4 Обозначение стандартов института по системе менеджмента качества состоит из индекса "СТО", аббревиатуры "СМК", двухзначного регистрационного номера и года утверждения стандарта.

Пример - СТО СМК 07-2004.

6.6 Издание и распространение стандартов

6.6.1 Издание стандартов осуществляется форматом А5. Допускается в обоснованных случаях включать отдельные листы большего формата.

6.6.2 Подготовка стандарта к изданию (оформление обложки, определение размера тиража, внесение выходных сведений по ГОСТ 7.4 *) и его распространение производятся отделом-разработчиком совместно с канцелярией.

* На территории Российской Федерации действует ГОСТ Р 7.0.4-2006 . - Примечание изготовителя базы данных.

При издании стандарта на последней странице приводят только его библиографические данные, указанные в п.6.2.9 настоящего стандарта.

Пример оформления обложки стандарта при его издании приведен в приложении Ж.

6.6.3 Два отпечатанных экземпляра стандарта направляются в ООИФ для формирования фонда стандартов института.

6.6.4 Распространение стандартов осуществляется в установленном порядке подразделениям института и по запросу организаций. При внесении изменений в стандарты производится извещение организаций, имеющих сертификат соответствия, с последующим обеспечением их этими изменениями.

7 Ответственность

7.1 Ответственность за выполнение установленного порядка разработки стандартов возлагается на руководителя работ. Оказание методической помощи, координацию и организацию работ, учет и регистрацию стандартов возлагается на отдел стандартизации.

7.2 Руководитель разработки стандарта несет ответственность:

• за содержание стандарта, достоверность и достаточность устанавливаемых стандартом требований, параметров и характеристик;
• за изложение и оформление стандарта.

Приложение А
(справочное)

Объекты стандартизации металлических конструкций

1 Общие принципы проектирования строительных стальных конструкций:

• нагрузки и воздействия;
• стали и сплавы;
• прокатные и гнутые профили, настилы, ограждающие конструкции;
• сварные соединения;
• болтовые соединения;
• защита стальных конструкций от коррозии;
• огнезащита стальных конструкций;
• термодиффузионные покрытия элементов стальных конструкций;
• основные принципы расчетов стальных конструкций на вязкую и хрупкую прочность, устойчивость;
• основные принципы стальных конструкций на сейсмические воздействия;
• основные требования к проектной документации КМ;
• типовые конструкции, элементы и узлы;
• основные требования к программному обеспечению при проектировании стальных конструкций;
• основные требования к экспертизе технического состояния конструкций;
• основные требования к изготовлению и монтажу конструкций;
• основные требования к авторскому надзору;
• основные требования к техническому надзору;
• композитные сталебетонные конструкции.

2 Основные требования к стальным конструкциям зданий и сооружений, включая промышленные и гражданские сооружения, резервуары, комплексы доменных печей, мосты, высотные сооружения (башни, мачты, дымовые трубы), морские стационарные платформы, специальные сооружения, большепролетные и пространственные конструкции при:

• обследовании, оценке технического состояния, ремонте;
• усилении, реконструкции;
• проектировании;
• типовые конструкции;
• изготовлении и монтаже;
• испытании;
• авторском надзоре;
• техническом надзоре;
• эксплуатации и мониторинге.

3 Процессы организации и управления производством (процессы менеджмента).

Приложение Б
(обязательное)

Форма титульного листа стандарта организации

а) при разработке стандарта институтом

б) при разработке стандарта с соисполнителями

Приложение В
(обязательное)

Оформление "Предисловия" к стандарту

Предисловие размещают на следующей странице после титульного листа (или на его обороте) и приводят в нем сведения о разработке стандарта в следующей последовательности:

Приложение Г
(обязательное)

Форма первой страницы стандарта организации

Приложение Д
(обязательное)

Форма последней страницы стандарта организации

Приложение Е
(обязательное)

Форма листа регистрации изменений

Пример оформления обложки стандарта организации ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" при издании

Пример изложения "Введения"

Введение

Настоящий Стандарт разработан в соответствии с Федеральным законом "О техническом регулировании" N 184-ФЗ, Федеральным законом от 21.07.97 N 116-ФЗ "О промышленной безопасности опасных производственных объектов" с внесенными изменениями от 10 января 2003 г., Положением о порядке проведения экспертизы промышленной безопасности в химической, нефтехимической и нефтеперерабатывающей промышленности, Постановлением Госгортехнадзора РФ N 8 от 18 марта 2003 г. и предназначен для разработчиков Стандарта, а также организаций, эксплуатирующих резервуары или являющихся заказчиками их диагностирования, ремонта или реконструкции.

Стандарт может применяться организациями, выполняющими работы по техническому диагностированию резервуаров и разрабатывающими проектную документацию на их ремонт и реконструкцию, если эти организации имеют сертификаты соответствия, выданные Органом по сертификации в системе добровольной сертификации, созданной организациями разработчиками Стандарта.

Организации разработчики не несут никакой ответственности за использование данного Стандарта организациями, не имеющими сертификатов соответствия.

Необходимость разработки Стандарта продиктована тем, что опыт, накопленный организациями разработчиками Стандарта, а также отечественными предприятиями и организациями по диагностированию, ремонту, реконструкции, расчету, методам контроля и испытаниям резервуаров, оснований и фундаментов, содержится в нескольких десятках разрозненных нормативных документах (СНиП, ТУ, РД, ВСН, ведомственных правилах и т.п.), частично устаревших и не охватывающих в целом проблему безопасной эксплуатации резервуаров.

Основной целью Стандарта является создание современной нормативной базы по вопросам технического диагностирования, в рамках которого определяется и прогнозируется техническое состояние резервуаров и решаются вопросы о необходимости ремонта и (или) реконструкции для поддержания их работоспособного состояния.

При разработке Стандарта проанализированы и учтены:

• законодательная, правовая и нормативно-техническая документация по вопросам обеспечения промышленной безопасности;
• опыт проектирования, ремонта, монтажа и эксплуатации резервуаров;
• результаты обследований промышленных объектов;
• некоторые зарубежные стандарты;
• новые аспекты работы Госгортехнадзора России, связанные с принятием Федерального закона "О промышленной безопасности опасных производственных объектов";
• предложения предприятий, организаций, объединений и специалистов.

Замечания и предложения по дополнениям и изменениям настоящего Стандарта просим направлять по адресу: 117393 Москва, ул.Архитектора Власова, 49, ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова", факс: 960-22-77, E-mail: , телефон для справок.

Сведения о стандарте

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН сектором стандартизации отдела испытаний, метрологии и сертификации № 17 Открытого акционерного общества Научно-производственного предприятия «Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт геофизических исследований геологоразведочных скважин» (ОАО НПП «ВНИИГИС»).

2 УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ приказом генерального директора ОАО НПП «ВНИИГИС» №______ от «____»__________ 2011 г.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ.

1 Область применения

Настоящий стандарт организации СТО СМК 5.5.01-2011 (далее - стандарт) устанавливает порядок разработки, утверждения и внедрения положений о подразделении (далее - ПП) и должностных инструкций (далее - ДИ).

Стандарт обязателен для всех структурных подразделений ОАО НПП «ВНИИГИС» и организаций-партнеров.

Примечание - Организация-партнер - это организация (предприятие), добровольно принявшая и внедрившая нормативные документы системы менеджмента качества ОАО НПП «ВНИИГИС», и являющаяся деятельным участником единой СМК.

ОК 016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Дата введения 01.01.1996.

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-Ф3. Ред. от 17.06.2011.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37. Ред. от 14.03.2011.

П р и м е ч а н и е - При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов и классификаторов в информационной системе общего пользования - на официальном сайте национального органа Российской Федерации по стандартизации в сети Интернет или по ежегодно издаваемому информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по соответствующим ежемесячно издаваемым информационным указателям, опубликованным в текущем году. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если ссылочный документ без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3 Термины и определения

В настоящем стандарте приведены следующие термины с соответствующими определениями.

Административное управление качеством : аспекты общей функции управления, которые определяют политику в области качества, цели и ответственность и достижения их с помощью таких средств, как планирование качества, управление качеством, обеспечение качества и улучшение качества в рамках системы менеджмента качества.

Подразделение : структурный элемент организации (отделение, отдел, научно-исследовательская лаборатория, служба, сектор и т. п.), официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач.

Положение о структурном подразделении : документ, описывающий общие процедуры деятельности подразделения предприятия.

Инструкция : документ правил, устанавливающих порядок выполнения работ в определенной области.

4 Обозначения и сокращения

ГОСТ : национальный стандарт.
ГОСТ Р : национальный стандарт Российской Федерации.
ДИ : должностная инструкция.
Зам. : заместитель.
Зав. : заведующий.
ИСО (ISO ) : Международная организация по стандартизации.
ПП : положение о подразделении.
Ред. : редакция.
Рег. № : регистрационный номер.
СТО СМК : стандарт организации системы менеджмента качества.
ФЗ : федеральный закон.

5 Основные нормативные положения

5.1 Порядок разработки ПП и ДИ

5.1.1 Основанием для разработки или изменения ПП и ДИ являются:

• изменение структуры организации;
• изменение внутренней организации подразделения или его функций;
• введение в штатную численность новой должности.

5.1.2 Разработка ПП и ДИ осуществляется руководителями всех подразделений организации по направлению их деятельности под руководством заместителя генерального директора по направлению деятельности.

5.1.3 Заведующий отделом кадров регистрирует ПП и ДИ в журналах (формы согласно приложению А) и присваивает регистрационный номер.

Регистрационный номер должен состоять из сокращенных наименований документа (ПП или ДИ), структурного подразделения и порядкового номера регистрации. Например:

• положение о подразделении отдела кадров: ПП-ОК-25,
• должностная инструкция инженера отдела электромагнитных исследований: ДИ-ОЭИ-22.

5.1.4 Методическое руководство разработкой ПП и ДИ осуществляет отдел кадров, отдел экономического планирования и служба качества. Основными методическими данными для разработки положений о подразделениях являются:

• настоящий стандарт;
• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94;
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-Ф3. Ред. от 17.06.2011;
• Матрица распределения полномочий и ответственности в рамках СМК организации;
• ИСО 9001:2008;
• типовые ПП и ДИ.

При разработке ПП необходимо руководствоваться:

• задачами, решаемыми подразделениями;
• функциями, возлагаемыми на подразделение;
• опытом работы подразделений.

5.1.6 ПП являются одним из оснований для разработки ДИ сотрудников этих подразделений.

5.1.7 ДИ составляется для каждой штатной должности подразделения и носит обезличенный характер.

На работников, выполняющих аналогичные обязанности в одном структурном подразделении, могут составляться единые ДИ.

5.1.8 Наименование должностей должны соответствовать Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).

5.1.9 ПП и ДИ действуют до отмены или замены новыми.

5.1.10 На вновь созданное подразделение разрабатывается и утверждается новое ПП.

5.2 Оформление ПП и ДИ

5.2.1 Поля: левое - 2,5 см, верхнее, нижнее, правое - 1,2 см. Межстрочный интервал - одинарный. Абзацные отступы - 1,25 см. Шрифт: Times New Roman, размер - 14. Допускается изменение размера шрифта в таблицах и приложениях. Выравнивание - по ширине. Нижнее поле должно содержать нумерацию страниц, выровненную по правому краю, кроме поля титульного листа.

5.2.2 Оформление титульных листов ПП и ДИ согласно приложениям Б1 и Б2.

5.2.3 Названия разделов, подразделов, пунктов и подпунктов должны начинаться с абзацного отступа, выделены полужирным шрифтом и выровнены по левому краю. Конец и начало основного текста отделяют от названия разделов, подразделов и пунктов пустой строкой.

Пример оформления текста содержательной части ДИ и ПП, листа с подписями согласно приложению В.

5.3.1 ПП должны содержать следующие разделы:

• общие положения;
• задачи подразделения;
• функции подразделения и организация работ;
• взаимоотношения с другими подразделениями;
• права подразделения;
• ответственность подразделения;
• порядок разрешения спорных вопросов;
• приложения:
  1. организационная структура подразделения;
  2. Матрица распределения полномочий и ответственности подразделения в рамках СМК (приложение Г);
• лист регистрации изменений (приложение Д).

5.3.2 В разделе «Общие положения» указываются:

• полное и сокращенное наименование подразделения и его место в организационной структуре ОАО НПП «ВНИИГИС»;
• порядок создания и ликвидации подразделения;
• руководство подразделения, порядок назначения и освобождения руководства;
• перечень основных правовых, директивных и нормативных документов (материалов) законодательства и организации, в том числе правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности, которыми подразделение руководствуется в своей деятельности. Этот подраздел начинается со слов: «В своей деятельности подразделение руководствуется:»

5.3.3 В разделе «Структура подразделения» указываются порядок утверждения и изменения структуры подразделения; структурные звенья, из которых состоит подразделение и должности - в виде схемы подчиненности. При необходимости, указывается возможность создания временных творческих коллективов (ВТК).

Структура подразделения может быть оформлена в виде приложения к ПП.

Структура подразделения утверждается генеральным директором, Допускается утверждение структуры подразделения предприятия проводить в составе ПП.

5.3.4 В разделе «Задачи подразделения» должны быть четко сформулированы основные (тактические и стратегические) задачи, решаемые подразделением при выполнении целей, устанавливаемых организацей, включая цели и задачи, определенные руководством предприятия в Политике в области качества.

5.3.5 Раздел «Функции подразделения и организация работ» .

В подразделе «Функции подразделения» должны быть конкретно сформулированы все функции подразделения, выполняемые им в целях реализации поставленных перед ним основных задач с учетом требований ИСО 9001:2008 . Особое внимание уделяется перечислению основных действий или видов работ, для выполнения которых создано данное подразделение и реализацией которых никто, кроме данного подразделения на предприятии не занимается.

В подразделе «Организация работ» указывают порядок организации и контроль деятельности подразделения.

5.3.6 В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» указываются служебные связи взаимодействия структурных подразделений, а также периодичность и сроки предоставления информации, документов, порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.

5.3.8 В разделе «Права подразделения» указываются:

• принадлежащие подразделению права, связанные с его деятельностью;
• права, предоставляемые руководителю подразделения для решения вопросов, возникших при исполнении служебных обязанностей;
• права, предоставляемые руководителю подразделения по отношению к подчиненным работникам (например, поощрение).

В данном разделе указываются только права и полномочия, которыми сотрудники пользуются в связи с занимаемой должностью без указания общих прав, предоставляемых законодательством о труде.

Объем прав должен обеспечивать выполнение возложенных на подразделение функций, а на руководителя - обязанностей.

5.3.7 В разделе «Ответственность» указывают ответственность руководства за:

• выполняемые подразделением функции, в том числе и в области менеджмента качества;
• выпуск продукции (предоставление услуг), соответствующей по качеству установленным требованиям;
• своевременность и качество выполняемых работ, документов;
• состояние трудовой и производственной дисциплины, сохранность оборудования и других материальных ценностей;
• достоверность информации, выдаваемой подразделением;
• использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

В разделе также описывают распределение полномочий и ответственности персонала или дают ссылку на “Матрицу распределения полномочий и ответственности в рамках СМК ”.

5.3.8 В разделе «Порядок разрешения спорных вопросов » указывается способ, форма и сроки обращения с претензиями в подразделение, а так же порядок и сроки ответа и разрешения спорных вопросов (претензий).

5.4.1 ДИ должны содержать следующие разделы:

• общие положения;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;
• критерии оценки качества труда;
• лист регистрации изменений.

5.4.2 В разделе «Общие положения» указывается:

• полное наименование должности и подразделения, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности;
• непосредственную подчиненность работника;
• порядок замещения и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия;
• обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы, правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей. Этот пункт начинается со слов «Должен знать».

5.4.3 В разделе «Квалификационные требования» указываются требования, предъявляемые к общему и дополнительному образованию и стажу работы сотрудника в соответствии с занимаемой им должностью. В пределах одной и той же должности без изменения ее наименования может предусматриваться внутридолжностное категорирование.

Этот раздел разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик по должностям служащих Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

5.4.4 В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности работника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения с подробным изложением основных направлений его деятельности и в соответствии с «Матрицей распределения полномочий и ответственности подразделения в рамках СМК».

Раздел разрабатывается на основе раздела «Должностные обязанности» по соответствующей должности квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

5.4.5 В разделе «Права» указывается перечень должностных прав, определенных законодательством и внутренними документами организации, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при исполнении возложенных на него обязанностей.

5.4.6 В разделе «Ответственность» указывают ответственность работника за:

• за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, несоблюдение требований стандартов СМК, а также требований законодательства;
• соблюдение конфиденциальности информации;
• соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
• соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

5.4.7 В разделе «Критерии оценки качества труда » должны быть перечислены критерии оценки или факторы, которые учитываются при определении качества труда работника.

5.5 Согласование ПП и ДИ

5.5.1 ПП и ДИ согласовываются с заместителем генерального директора по направлению деятельности, представителем высшего руководства по качеству, заместителем генерального директора по экономическим вопросам, заведующим отделом кадров, начальником службы охраны труда и техники безопасности, заведующим службы менеджмента качества и юрисконсультом.

5.5.2 При необходимости, разработчик ПП и ДИ проводит изменения по замечаниям согласующих должностных лиц и предоставляет новые редакции вновь на согласование.

5.6 Утверждение, введение в действие и хранение ПП и ДИ

5.6.1 После согласования ПП (ДИ) разработчик передает их на утверждение генеральному директору.

5.6.2 После утверждения ПП (ДИ), разработчик размножает их в двух экземплярах и передает в отдел кадров.

Сотрудник отдела кадров вписывает дату введения в действия (отмены) на титульном листе и одну копию передает разработчику под роспись.

5.6.3 Оригинал ПП (ДИ) храниться в отделе кадров в специально отведенных идентифицированных местах (папках).

5.6.4 Ознакомление с ПП и ДИ осуществляется при приеме на работу, замене новыми ПП и ДИ или внесении в них изменений - под роспись на оборотной стороне последней страницы документа с указанием фамилии, имени, отчества и даты ознакомления.

5.7 Внесение изменений и отмена ПП и ДИ

5.7.1 Внесение изменений в ПП и ДИ оформляется приказом по организации (см. приложение Е) и предоставляется на утверждение генеральному директору совместно с текстом изменения инициатором изменения - руководителем подразделения или отделом кадров.

5.7.2 Приказ об изменении ПП и ДИ регистрируется в отделе кадров. Изменения вводит подразделение-инициатор изменения заменой документа полностью или его части с подшивкой копии приказа об изменении к ПП (ДИ).

После проведения изменения руководители подразделения и отдела кадров ознакамливают сотрудников с изменением ПП (ДИ) на оборотной стороне копии приказа согласно п. 5.6.4.

5.7.3 Отмена ПП и ДИ бывает двух видов:

• при замене новыми;
• при расформировании (преобразовании) подразделения или сокращении штатной единицы.

5.7.4 В случае замены ПП и ДИ новыми на титульном листе делается запись о дате отмены и регистрационном номере новых ПП (ДИ).

5.7.5 В случае расформирования (преобразования) подразделения или сокращения штатной единицы выпускается приказ по организации, в котором дается указания об отмене ПП и ДИ.

На титульном листе отмененных ПП и ДИ делается запись о дате отмены и номере приказа.

5.7.6 Отмененные ПП и ДИ передаются в отдел кадров для хранения с грифом «Отменено».

Журнал регистрации ПП

Журнал регистрации ДИ

Приложение Б1
(обязательное)
Форма оформления титульного листа ПП

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ ОТДЕЛЕ ___________________
ОАО НПП «ВНИИГИС»

Приложение Б2
(обязательное)
Форма оформления титульного листа ДИ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ___________________
ОТДЕЛА ____________
ОАО НПП «ВНИИГИС»

Дата введения в действие «____»
_______________________ 20__г.
Рег. №_______________________

Дата отмены «____» _____ 20__г.
Заменен на рег. №_____________
Приказ №__ от «__» ______ 20__г. Приложение В
(рекомендуемое)
Пример оформления текста содержательной части ПП

7) использование информации сотрудниками подразделения только в служебных целях;

8) соблюдение норм и правил охраны труда и правил безопасности.

Полномочия и ответственность сотрудников отдела распределены в Матрице распределения ответственности и полномочий отдела № 22 в рамках СМК, приведенной в приложении Б.

8 Порядок разрешения спорных вопросов

Все претензии отдела к другим подразделениям организации оформляются актом. Акт составляется не позднее 10-дневного срока со дня возникновения конфликта, один экземпляр акта предоставляется ответчику. В случае непризнания претензии подразделение-ответчик должно в 3-х дневный срок со дня предъявления претензии дать обоснованный отказ. В противном случае претензия считается принятой. При невозможности разрешить конфликт самостоятельно, их взаимоотношения разбирает руководство организации.

МАТРИЦА
распределения полномочий и ответственности
сотрудников отдела №____ в рамках СМК

Обозначения: О - ответственный, И - исполнитель, У - участник; ИСО - международная организация по стандартизации, ПОПК - план обеспечения и повышения качества, РК - руководство по качеству, СТО СМК - стандарт организации системы менеджмента качества, УК - уполномоченный по качеству в подразделении.

Лист регистрации изменений Приложение Е
(рекомендуемое)
Форма приказа о внесении изменений в ПП (ДИ)

Открытое акционерное общество
Научно-производственное предприятие
Научно-исследовательский и проектно-конструкторский институт
геофизических исследований геологоразведочных скважин
ОАО НПП «ВНИИГИС»

ПРИКАЗ
г.Октябрьский

2 Ознакомить сотрудников ______________ с проведенными изменениями.

3 Контроль за исполнением данного Приказа возложить на заведующего отделом кадров ___________

Генеральный директор ОАО НПП «ВНИИГИС» ______________

Подготовил: Руководитель _________________

_______________________________________

найти еще статьи

В 1987 году международной организацией по стандартизации ISO был принят ряд международных стандартов ISO -9000 – ISO -9004 , который устанавливал требования к СМК предприятий . В 1994 году эти стандарты были переработаны и дополнены стандартами ISO 10000 и другими . Все эти стандарты стали называться серией стандартов ISO 9000 . В настоящий момент действует версия 2008 года . Эти стандарты следует рассматривать как лучшие мировые достижения в области управления качеством. Соответствие СМК предприятия требованиям, изложенным в стандартах серии ISO 9000, является аргументом в пользу того, что производитель способен в реальных условиях производства обеспечивать высокий уровень качества.

В составе стандартов серии ISO 9000 выделяют базовые:

ISO 9000 «Общее руководство качеством и стандарты по обеспечению качества. Руководящие указания по выбору и применению»

ISO 9001 «Система качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании»

ISO 9002 «Система качества. Модель обеспечения качества при производстве, монтаже и обслуживании»

ISO 9003 «Система качества. Модель обеспечения качества при окончательном контроле и испытании»

ISO 9004 «Управление качеством и элементы системы качества. Руководящие указания»

ISO 8402 «Управление качеством и обеспечение качества. Словарь»

Эти стандарты в той или иной форме приняты в качестве государственных практически во всех странах мира.

В России:

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «СМК. Основные положения. Словарь»

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «СМК. Требования»

Базовые стандарты делят на 2 группы:

1) для контрактных ситуаций,

2) для неконтрактных ситуаций.

1) для контрактных ситуаций (стандарты ISO 9001, 9002,9003, в России ГОСТ 9001). Эти стандарты носят нормативный характер и служат моделями, с которыми сравниваются реальные элементы управления качества на предприятиях. Контрактных ситуаций может быть четыре :

а) при заключении контракта на разработку и производство продукции,

б) при необходимости подтверждения эффективности СМК в процессе реализации контракта,

в) при сертификации продукции,

г) при сертификации СМК.

Стандарты ISO 9001,9002,9003 отличаются полнотой охвата этапов жизненного цикла изделия. Например, стандарт ISO 9001 используется, когда требуется обеспечивать высокое качество изделия на всех этапах его жизненного цикла. Этот стандарт является самым престижным.

2) для неконтрактных ситуаций (все остальные стандарты). Эти стандарты носят характер методических указаний и могут использоваться предприятием при формировании и совершенствовании своей СМК. Например, стандарт ISO 9000 содержит рекомендации по выбору и применению стандартов ISO 9000 в зависимости от ряда факторов:

б) сложность и новизна проекта,

в) сложность и новизна технологического процесса,

г) последствия возможных отказов,

д) репутация поставщика.

В стандартах ISO 10000 содержатся руководящие указания по проведению проверок СМК, обеспечению качества измерительного контрольного оборудования, по экономическим аспектам качества и другие.

Структура ГОСТ Р ИСО 9001-2001:

1) Область применения . Настоящий стандарт устанавливает требования к СМК в тех случаях, когда организация:

а) нуждается в демонстрации своей способности поставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и обязательным требованиям,

б) ставит своей целью повышение удовлетворенности потребителей посредством эффективного применения системы, включая процессы постоянного ее улучшения и обеспечения соответствия требованиям потребителей и обязательным требованиям;

3) Определения ;

4) СМК:

4.1) общие требования,

4.2) требования к документации;

5) Ответственность руководства:

5.1) обязательства руководства,

5.2) политика в области качества,

5.3) ответственность, полномочия и обмен информацией;

6) Менеджмент ресурсов:

6.1) обеспечение ресурсами,

6.2) человеческие ресурсы и др.;

7) Процессы жизненного цикла продукции:

7.1) планирование процессов жизненного цикла продукции,

7.2) процессы, связанные с потребителем,

7.3) проектирование и разработка,

7.4) закупки,

7.5) производство и обслуживание;

8) Измерения, анализ и улучшения .

Главная » Электрика » Оформление стандартов организации смк. СТО СМК - Положения о подразделениях