Архивное хранение документов список организаций. Правила архивного хранения документов

Ведение бухгалтерской, кадровой и правоустанавливающей документации – неотъемлемая часть повседневной работы отдела делопроизводства любой современной организации. Хранение бумаг – важный компонент этой работы. Срок хранения документов определяется не только их важностью, но и типовыми перечнями, в которых даются рекомендации по срокам. Соблюдение организацией всех требований и правил позволит избежать проблем с контролирующими органами.

Из статьи вы узнаете:

Хранение документов в архиве

Учредительные документы – это первые деловые бумаги, которые получает компания. Значение устава и свидетельства о регистрации для организации также важно, как наличие паспорта и свидетельства о рождении для человека. Они могут понадобиться в самых разных ситуациях. Конечно, утрата этих деловых бумаг не является большой проблемой, их можно легко восстановить, но для этого, правда, придется уплатить государственную пошлину. Однако лучше этого не делать, а просто соблюдать условия и сроки их хранения.

Хранение правоустанавливающих документов

Статья 52 Гражданского кодекса РФ регламентирует порядок регистрации любого юридического лица. Оно создается на основании соответствующих учредительных документов. Организационно-правовая форма создаваемого предприятия определяет их состав и количество. Как правило, это Устав и свидетельство о регистрации. Естественно, что любое предприятие является налогоплательщиком, поэтому у него должно быть также свидетельство о постановке на учет в соответствующем налоговом органе. Обычно это ИНН/КПП. Если создаваемое общество является хозяйственным субъектом, то у него должен быть учредительный договор. Акционерные общества должны иметь реестр ценных бумаг и их владельцев.

Традиционно правоустанавливающими документами предприятия всегда считались документы на бумажных носителях. Эти деловые бумаги играют большую роль в работе организации и имеют важное юридическое значение. В последнее время ситуация изменилась. В Российской Федерации все большее распространение приобретает электронный документооборот, и электронная документация начинает использоваться наравне с бумажной, а в некоторых случаях даже приобретает преимущественное значение.

Приведем пример. Для осуществления различных действий и получения госуслуг компании теперь имеют право не предоставлять сотрудникам государственных органов правоустанавливающие документы на бумажных носителях. Это нововведение обусловлено тем фактом, что единый реестр государственной регистрации юридических лиц (ЕГРЮЛ) содержит все необходимые сведения. Любой сотрудник государственной организации, налоговый инспектор или нотариус, обладающий доступом к ЕГРЮЛ, может в любой момент получить все требуемую информацию по конкретному юридическому лицу. Более того, бумажный Устав теперь не является необходимым элементом делопроизводства обществ с ограниченной ответственностью. Теперь в своей работе они могут использовать электронный Устав типовой формы.

Читайте также:

Архивное хранение документов

Архивное хранение правоустанавливающих, как и любых иных, документов должно осуществляться в специально отведенном для этого месте. Традиционно, это специальная папка, хранящаяся в сейфе. Обязанности по хранению документации, в качестве первых лиц организации, несут либо генеральный директор, либо главный бухгалтер. В случае наличия в компании юридического отдела эту функцию можно доверить его сотрудникам. Однако следует иметь в виду, что за порчу или утрату документов ответственность в любом случае несет руководитель предприятия.

Обратите внимание, что для акционерных обществ законом установлены особые требования, касающиеся сроков и порядка хранения деловых бумаг. 16.07.2003 г. было принято специальное постановление ФКЦБ №03-33/пс, регламентирующее порядок хранения документов акционерных обществ. Дело в том, что предприятия данной формы собственности используют в своей деятельности ценные бумаги. К ним законодательством предъявляются особые требования к условиям и срокам хранения.

Все остальные предприятия, имеющие иную организационно-правовую форму, при хранении и определении условий содержания деловых бумаг, руководствуются общим правилами, не регламентированными специальными постановлениями или актами.

Хранение бухгалтерских и налоговых документов

Любое предприятие не зависимо от формы собственности и организационно-правовой формы, обязано вести налоговый и бухгалтерский учет. Существует ряд организаций, которые по закону не обязаны соблюдать требования ФЗ «О бухгалтерском учете». Но и они также должны вести учетные ведомости, регистрирующие их финансовую деятельность. Все финансовые и налоговые деловые бумаги должны содержаться и храниться по строго определенным правилам и нормативам.

Вся бухгалтерская документация может быть условно разделена на две большие группы:

Первичная документация.

Учетная документация.

Значительно большую ценность имеет первичная документация. Это связано с тем, что львиную долю такой документации составляют бумаги, поступающие на предприятие со стороны, от деловых партнеров и контрагентов. Все совершаемые бухгалтерские операции, а также формирование базы налогообложения, осуществляются исключительно на основе первичной документации. Она имеет определенные формат и вид. Что относится к первичной документации? Прежде всего, это акты, договоры, счета-фактуры, накладные, а также ряд других документов. Все юридически значимые действия удостоверяются именно этими деловыми бумагами. В этой связи они имеют ряд специальных требований, касающихся содержательной части и условий, в которых они должны храниться.

В настоящее время уже далеко не редкостью стали первичные деловые бумаги, созданные и функционирующие в электронном формате. Для документации подобного рода также разработаны определенные стандарты, определяющие их форму и вид, в частности, наличие квалифицированной электронной подписи. Что же касается сроков хранения электронных документов, то они абсолютно идентичны их бумажным аналогам.

Сроки хранения архивных документов в организации

Устав любого предприятия или организации не зависимо от их юридически-правового статуса должен содержать пункт, регламентирующий в каких условиях и в течение какого периода времени должны храниться бухгалтерские деловые бумаги. Наличие данного пункта поможет избежать дополнительных вопросов от представителей проверяющих органов. В дополнение к этому рекомендуется издать локальный нормативный акт, определяющий, как надлежит хранить документацию фирмы и кто конкретно будет нести за это ответственность.

Всю первичная бухгалтерская документация должна храниться в соответствии с требованиями современного российского законодательства, но не менее 5 лет.

Хранение документов по кадрам

В подавляющем большинстве случаев, документация, относящаяся к кадровой работе, является документацией строгой отчетности. Особые условия хранения данных деловых бумаг вызваны тем фактом, что в них содержаться персональные данные сотрудников. Повышенная ответственность за целостность и сохранность как самих носителей, так информации, в них содержащейся, лежит на специально уполномоченном сотруднике – инспекторе по кадрам. Отсутствие подобной должности в штатном расписании организации предполагает, что данную ответственность будет нести либо сам руководитель предприятия, либо главный бухгалтер.

Все приказы, по работе с кадрами, учетные карточки работников, трудовые книжки и заявления сотрудников находятся в введении инспектора по кадрам. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» регламентирует порядок формирования первичной документации по кадровой работе и оплате труда. Из положений этого закона следует, что вся первичная учетная документация может быть принята к учету, только в том случае, если ее формирование осуществлялось на основе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации.

Подготовка документов к архивному хранению

Хранение бухгалтерской документации регламентируется письмом Минфина СССР от 29.07.1983 за №105. Согласно этому письму она должна храниться в архиве , под которым понимается отдельное помещение со специальными шкафами и сейфами. Правила Росархива от 06.02.2002 содержат типовые рекомендации к обустройству данных помещений. Рекомендации являются желательными, но не обязательными. Наказания за их несоблюдение не предусмотрено.

Несколько другие требования предъявляются к тому, как следует хранить документацию строгой отчетности. Она должна содержаться в сейфах или специальных помещениях, оборудованных с соблюдением повышенных мер безопасности. Такие же требования предъявляются к деловым бумагам, помеченных грифом «коммерческая тайна».

Вся прочая деловая документация может храниться на стеллажах и в специальных шкафах. Они могут быть расположены непосредственно в кабинете руководителя организации или главного бухгалтера. Обратите внимание, что с целью обеспечения удобства доступа выписки из банка, авансовые отчеты, акты, кассовые ордера и другие финансовые бумаги рекомендуется содержать в переплетенном виде и располагать в хронологическом порядке.

В случае нехватки места, а также после прохождения проверки ФНС, ряд деловых бумаг подлежит передаче в архив муниципального образования. Передача осуществляется по описи, в пронумерованном и прошитом виде. Ряд бумаг по истечении срока хранения подлежит уничтожению. Специальная комиссия осуществляет проверку данной документации и фиксирует факт ее уничтожения.

Соблюдение установленных правил, порядка и сроков гарантирует предпринимателю защиту от неприятностей, вызванных разногласием с проверяющими органами, а также позволяет ему создать необходимую законодательную базу, которая может потребоваться при отстаивании законных прав и интересов в судебных органах.

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

госорганы, органы местного самоуправления;
компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
описи в 3 экземплярах;
историческая справка компании (только при первом обращении);
справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

оплату коммунальных услуг;
ремонт помещения;
арендные платежи, если здание арендуется организацией;
заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

Проводки:

Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован по услугам сторонних организаций;
Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к , непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов .

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, - 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования - каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

безопасность во всех отношениях - само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами - 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение - это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40-45%, температура для черно-белых пленок - около15°С, для цветных - 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

21 сентября начали действовать Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее - новые Правила).

Чем руководствовались до выхода новых Правил?

До утверждения новых Правил архивы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций (далее - архивы организаций) руководствовались в своей работе Основными правилами работы архивов организаций , а некоторые архивы организаций использовали совсем старый документ - Основные правила работы ведомственных архивов . Оба документа не являлись нормативными документами, а определяли свой статус как нормативно-методический документ. При этом Основные правила 1985 г. действительно имели статус нормативного документа, поскольку были утверждены приказом Главархива, а Основные правила 2002 г. не утверждались Росархивом, поэтому статуса нормативного документа не имели.

По какой причине, при наличии Основных правил 2002 г., возникла необходимость в разработке нового, причем именно нормативного, документа по организации хранения документов в архивах организаций?

Дело в том, что в 2004 г. был принят Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125-ФЗ), который ввел множество новаций в организацию архивного дела в стране:

Извлечение

из Федерального закона № 125-ФЗ

Статья 13. Создание архивов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

2. Организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Статья 17. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, по обеспечению сохранности архивных документов

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов […]

Также данным Федеральным законом было введено понятие собственности на архивные документы (документы могут находиться в государственной (федеральной, собственности субъектов Российской Федерации), муниципальной, частной собственности (негосударственных организаций и частных лиц)).

Кроме того, приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 были утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (далее - Правила 2007 г.).

Эти два обстоятельства, а также то, что Основные правила не имели статуса нормативного документа, заставили обратиться к разработке нормативного документа, определяющего порядок хранения документов в архивах организаций.

«Какие будут замечания?»

В ходе разработки проекта новых Правил дважды проводилось широкое обсуждение документа в среде архивистов:

первый раз - работниками органов управления архивным делом в субъектах Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов;
второй раз - работниками федеральных органов исполнительной власти.

Только из государственных и муниципальных архивов пришло более 400 замечаний. Все полученные замечания внимательно рассматривались, причем на заключительном этапе - временной рабочей группой, в которую входили специалисты Росархива и ВНИИДАД. Следует отметить, что многие замечания были вызваны желанием архивистов как можно более детально описать отдельные процессы архивных технологий, применяемых при обеспечении сохранности, учете, комплектовании и использовании документов в архивах организаций, что, в принципе, было невозможно сделать, учитывая статус новых Правил как нормативного документа.

Вместе с тем некоторые замечания носили принципиальный характер, например замечание о том, что в разделе «Комплектование» проекта новых Правил недостаточно последовательно изложен вопрос об экспертизе ценности документов, в частности, из-за того, что исключенными оказались положения, связанные с номенклатурой дел. Если учесть, что в настоящее время форма номенклатуры дел организации и порядок ее разработки изложены только в документе методического характера - Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , при доработке проекта новых Правил было принято решение о включении в раздел «Комплектование» основных положений о номенклатуре дел, включая форму номенклатуры дел (сводную и структурного подразделения).

Назначение новых Правил

Новые Правила предназначены для органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Они не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Новые Правила являются нормативным документом. Их нормативный статус определяет более жесткие требования к их содержанию. Ранее изданные правила (см. выше) включали не только нормы (правила, требования), но и рекомендации, методики относительно того, как эти нормы следует применять. Все положения рекомендательного, методического и описательного характера из новых Правил исключены. Именно в этой части проект данных Правил в процессе обсуждения подвергался критике со стороны архивистов, которые постоянно говорили о том, что Правила должны быть подробными и содержать не только сами нормы, но и механизм их осуществления.

Структура и содержание новых Правил

Новые Правила состоят из семи разделов:

Общие положения.
Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.
Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами.
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации.
Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив.
Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации.

В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.

Последовательность основных разделов данных Правил соответствует Федеральному закону № 125-ФЗ и Правилам 2007 г., хотя, как отмечали многие специалисты на этапе обсуждения, логичнее было бы начать с комплектования и закончить использованием.

Разделы новых Правил отражают основные функции архива организации:

организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
учет документов;
комплектование архива организации документами;
организация использования архивных документов;
передача документов на хранение в государственный (муниципальный) архив.

Кроме того, в новые Правила включен раздел «Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации».

Обратите внимание

В отличие от Основных правил 2002 г., Правила № 526 не содержат положений, относящихся к организационным аспектам деятельности самого архива (не определены цели и задачи архива, его функции, права и др.). Основное их назначение - установить требования к организации процессов архивного хранения документов от комплектования архива организации документами до организации использования документов.

Рассмотрим разделы подробнее.

Раздел I. Общие положения

Определяет правовые основания разработки и сферу действия документа, а также содержит положения, определяющие некоторые организационные основы деятельности архива организации.

Новые Правила распространяются на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (далее - организации). Положения данных Правил могут использоваться также и другими государственными и негосударственными организациями, в деятельности которых не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.

Основываясь на положениях Федерального закона № 125-ФЗ, новые Правила говорят о том, что государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации - источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

Обратите внимание

Новые Правила не распространяются на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Раздел II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Определяет понятие архивного фонда организации и разновидности архивных фондов организации.

Архивный фонд организации составляет часть документального фонда, включающего документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива. Архивный фонд подлежит хранению в архиве организации.

Виды архивных фондов организации:

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;
объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;
архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному и др.).

Хранение бумажных документов. В п. 2.9 новых Правил подчеркивается: архивные документы хранятся в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является единица хранения. Правила определяют и признаки систематизации единиц хранения архивного фонда:

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);
хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);
функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);
номинальный (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);
корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);
географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);
авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Устанавливаются требования к обеспечению сохранности документов (нормативных (оптимальных) условий хранения документов; рациональному размещению документов в архивохранилище; проверке наличия и состояния документов, порядок розыска документов), включая особенности хранения электронных документов

Хранение электронных документов. Правила определяют обязательные условия хранения таких документов:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, конвертации и миграции электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

Формат текстовых электронных документов, передаваемых для хранения в архив организации - источника комплектования государственного и муниципального архива, - PDF/А.

Правилами предусматривается, что в случае изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или на новые носители.

Кроме рассмотренных положений, в данном разделе устанавливается порядок проведения проверки наличия и состояния архивных документов (п. 2.39-2.43), организации розыска необнаруженных документов (п. 2.44), порядок выдачи документов из архивохранилища (п. 2.45-2.48), а также порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (п. 2.49).

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях . Проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

Согласно п. 2.11.5 Порядка 2007 г. внеочередные единовременные проверки наличия и состояния всех документов архива организации или их отдельных частей (групп) проводятся:

в случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы,
при смене заведующих архивохранилищами.

По результатам проверки составляются следующие акты:

проверки наличия и состояния архивных документов (приложение № 3);
о технических ошибках в учетных документах (при их обнаружении) (приложение № 4);
об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных) (приложение № 5).

Порядок выдачи документов из архивохранилища. Документы выдаются на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации (если архив является структурным подразделением):

работникам структурных подразделений организации;
судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в установленном порядке;
иным пользователям по письменному заявлению.

Срок выдачи документов из архивохранилища не должен превышать:

одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;
шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Предусматривается возможность продления срока выдачи документов - с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе.

Документы из архивохранилища не выдаются:

при наличии фонда пользования;
находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии.

Раздел III. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации

Посвящен вопросам учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации.

Как установлено в п. 3.1 новых Правил, учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при их наличии) и описи дел, документов.

Основными единицами учета архивных документов являются:

Каждой единице хранения присваивается учетный номер, являющийся частью архивного шифра.

Наш словарик

Архивный шифр - обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации - состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является частью метаописания (обязательным элементом описания) контейнера электронного документа.

Сведения об учетных единицах архива отражаются в учетных документах. Новым положением Правил в организации учета документов является положение о выделении двух групп учетных документов в архиве организации: основных (обязательных) и вспомогательных.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение № 11);
список фондов (приложение № 12);
лист фонда (приложение № 13);
опись дел, документов (приложения № 14-16);
реестр описей (приложение № 19).

Формы описей электронных дел приведены в приложениях № 17, 18 новых Правил.

Состав вспомогательных учетных документов не регламентирован, каждый архив вправе применять в качестве вспомогательных те учетные формы, которые ему необходимы в связи со спецификой документов, находящихся на хранении, или по иным причинам.

Правилами также установлено, что архив организации может вести учет в автоматизированном режиме, используя учетные базы данных (БД) (см. п. 3.13). Учетные БД архива организации - источника комплектования государственного (муниципального) архива должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

Раздел IV. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

Посвящен вопросам комплектования архива организации документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами . Комплектование архива организации - это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации.

Установлено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. документы по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве . Исключение составляют документы по личному составу государственных гражданских и муниципальных служащих, уволенных со службы, - они передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения служащих.

Обратите внимание

Дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно), как это уже давно сложилось в практике работы архивов организаций, в архив не передаются, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В новых Правилах указано, что дела передаются в архив организации после проведения экспертизы их ценности. По этой причине в данном разделе устанавливается порядок проведения экспертизы ценности документов, подготовки дел к передаче в архив организации, составления описей дел структурных подразделений, на основании которых дела передаются в архив организации, а также подчеркивается, что до проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов уничтожение документов запрещается.

В положениях раздела обращается внимание на то, что описи на дела постоянного хранения и по личному составу, акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации, как правило, одновременно. По итогам рассмотрения ЭК согласовывает описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Организации - источники комплектования государственного (муниципального) архива представляют описи дел документов постоянного срока хранения и по личному составу (годовые разделы), согласованные ЭК организации, на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения:

постоянного срока хранения - на утверждение;
по личному составу - на согласование.

После того как описи дел, документов утверждены и согласованы ЭПК, эти описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждает руководитель организации. Далее дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, не должны проводить согласование описей дел по личному составу с ЭПК архивного учреждения.

Обратите внимание

В п. 4.13 новых Правил устанавливается, что электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте.

Особое внимание в данном разделе Правил уделено номенклатуре дел организации. Согласно основным положениям она:

закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации;
является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения;
разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел;
составляется по установленной форме (приложение № 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение № 26).

Организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в пять лет согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Правилами устанавливается порядок подготовки к передаче в архив организации электронных документов. В частности, предусмотрено, что отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу. Формы описей электронных дел, как мы уже говорили, приведены в приложениях № 17, 18 к новым Правилам.

Раздел V. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации

В данном разделе установлены нормы в отношении организации использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. Основными положениями Правил в этой части являются следующие:

К сведению

Новые Правила определяют формы использования документов архива. Основными являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в т.ч. запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в т.ч. в форме электронных документов.

Особое внимание в новых Правилах обращено на организацию работы с запросами пользователей. Определяются:

виды запросов (тематического и социально-правового характера);
требования к письменному запросу (его форма, состав информации, которая должна содержаться в запросе);
порядок работы с запросами (сроки регистрации, рассмотрения, переадресации непрофильных запросов, подготовки ответов на запросы пользователей в виде архивной справки, архивной выписки и архивной копии);
особенности организации работы с запросами, поступающими по сети Интернет.

Новыми Правилами определены случаи, по которым архив может отказать в выдаче архивных документов:

наличие фонда пользования;
плохое физическое состояние документов;
документы не прошли научное описание и техническое оформление (до завершения этих работ);
ограничения на использование, установленные законодательством Российской Федерации или фондообразователем.

Р аздел IV. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив

Определяет порядок передачи документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. В данном разделе устанавливается, что:

организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов по истечении сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации передают их на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив в соответствии с Правилами № 19;
государственные и негосударственные организации, не являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передавать документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в их деятельности, в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров.

Новые Правила устанавливают порядок передачи документов. В них подчеркивается, что документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, а передача документов в государственный (муниципальный) архив оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 30).

Раздел VII. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации

Определяет порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организации, смене руководителя архива организации . В данном разделе устанавливается, что передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Резюме

1. Новые Правила - это комплекс нормативных положений, охватывающих все основные процессы, выполняемые архивом организации:

организация хранения документов,
учет документов в архиве,
комплектование архива документами
использование архивных документов.

2. Поскольку данные Правила - это нормативный документ, не исключено, что в процессе применения его на практике может возникнуть потребность в методическом дополнении документа (разработке рекомендаций, методических рекомендаций по Правилам в целом или отдельным разделам Правил).

3. Основное принципиальное отличие новых Правил от других документов заключается в том, что данные Правила - это нормативный документ. Основные правила 2002 г. носят рекомендательный характер, Основные правила 1985 г. были нормативно-методическим документом . По этой причине новые Правила намного меньше по объему: они содержат только те положения (правила, требования), которые должны применяться в обязательном порядке. Все остальное - то есть, как это делать, - отдано на откуп архивистам.

4. Можно сказать, что требований стало меньше. Сокращено количество форм документов, которые носят обязательный характер. Раньше их было более 40: в Основных правилах № 263 - 44 формы, в Основных правилах - 48, теперь, в новых Правилах, - 30. Это значит, что архивы могут применять свои формы, если есть необходимость. На практике так и было.

5. Новые Правила ориентированы, прежде всего, на организации - источники комплектования государственных и муниципальных архивов, но в документе это прямо не прописано, поэтому правильнее говорить, что правила адресованы организациям, имеющим свой архив.

Утверждены приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263 (далее - Основные правила 1985 г.). Фактически утратили силу с изданием приказа Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утвердившего новые Правила, рассматриваемые нами в статье.

Даже если об архиве как о структурном подразделении директор и слышать не желает, то это не означает, что в компании его нет. Архив есть, но пока имеет форму рассеянного по шкафам и кабинетам склада макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы. В этой статье мы расскажем о том, как организовать хранение документов в организации, в которой архива как такового еще нет, а документы, которым необходимо обеспечить должные условия сохранности, уже есть, и более того, появляются каждый день. Ведь, согласитесь, гораздо легче начать формировать архив, когда организация невелика и бумаг, сохранность которых предстоит обеспечить, не так много. Если взяться за эту работу через пару лет, когда объемы документооборота начнут исчисляться десятками тысяч единиц, сформировать архив будет намного сложнее.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕНАДЛЕЖАЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Процесс хранения документов организации регламентирован на федеральном уровне.

Существует два главных документа по работе архива в компании:

Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. Документ носит нормативный (обязательный) характер.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов организаций). Документ носит методический (необязательный) характер.

Рекомендуем секретарю изучить эти довольно похожие документы. В них описаны основные принципы хранения деловых бумаг в компании, требования к хранению, приведено множество форм документов, обеспечивающих процесс хранения, во главе с номенклатурой дел организации.

Ответственность за ненадлежащее хранение документов

В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение установленных порядка и сроков хранения документов акционерным обществом и обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Практика использования этой статьи довольно обширна, о чем имеет смысл сообщить руководителю, который отказывается выделять ресурсы на хранение документов компании.

АНАЛИЗ СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ

В первую очередь нужно разобраться с составом документов, которые в данный момент находятся в организации. Все они делятся на две группы:

Документы, которые уже завершены делопроизводством;

Документы, которые образуются в результате деятельности организации и находятся на том или ином этапе своего жизненного цикла.

Работа будет идти сразу в двух направлениях. Документы из первой группы нужно просмотреть, разобрать по видам и определить состав дел. Документы второй группы сразу по завершении делопроизводством тоже нужно будет распределить по делам.

Действовать нужно последовательно, по очереди обращаясь к каждому отделу организации. Здесь на помощь секретарю должны прийти работники этих отделов. Только они - люди, знающие свои рабочие процессы изнутри, - могут корректно сформулировать заголовки дел и состав документов в них. Получившийся в результате этой работы перечень дел каждого структурного подразделения ляжет в основу номенклатуры дел организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ имеет свой срок хранения, который определяет не организация - автор документа, а государство. Уничтожение документа раньше того, как истечет срок его хранения, не допускается.

На сегодняшний день действуют три нормативных акта, регламентирующих сроки хранения документов, что называется, в массовом порядке. Перечислим эти нормативные акты:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011);
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007).

Акционерным обществам следует руководствоваться также Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Кроме вышеуказанных типовых перечней, срок хранения тех или иных документов может быть указан в отраслевых нормативных актах. Поэтому следует быть очень внимательным при определении сроков и обязательно прибегать к помощи руководителей и работников тех подразделений, к которым относятся документы.

Обратите внимание

Срок хранения документов исчисляется с первого января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Так, если документ был исполнен в январе 2015 г. и имеет срок хранения 5 лет, то эти 5 лет будут отсчитываться с 01.01.2016. Получается, что уничтожить этот документ можно только после 31.12.2020.

На этапе определения сроков обычно обнаруживается, что при организации системы хранения документов каждое действие тянет за собой другое. Если мы задаемся вопросом, сколько лет хранится тот или иной документ, то сразу же возникает необходимость где-то это записать - нельзя же держать все эти цифры в голове. Перечень, в котором указаны все документы организации, в т.ч. продолжительность их хранения, не что иное, как номенклатура дел.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Процесс хранения документов организации начинается с номенклатуры дел.

Наш словарик

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме .

Другими словами, все полученные в результате анализа документов заголовки дел сводятся в единый список, и для них устанавливаются сроки хранения.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении 7 к п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций.

Обратите внимание: название раздела в номенклатуре дел - наименование структурного подразделения.

Индекс дела состоит из двух частей. Первая - порядковый номер структурного подразделения, вторая - порядковый номер дела внутри структурного подразделения.

Приведем пример. Допустим, в организации отдел рекламы получил порядковый номер 04. Фрагмент номенклатуры дел приведен ниже.

Обратите внимание

Если организация настолько невелика, что роль отделов в ней исполняют работники, каждый из которых имеет собственный функционал, то все индексы дел лучше начинать с 01 и исключить из номенклатуры строку «Название раздела».

Графа «Количество дел» заполняется по истечении календарного года. В ней указывается количество единиц хранения каждого дела, которое скопилось на предприятии за год.

Номенклатуру дел утверждает и вводит в действие с нового рабочего года руководитель организации. Но не нужно ждать января, чтобы попробовать формировать документы компании по номенклатуре, потому что первая в истории организации номенклатура дел может появиться и в середине года.

Документы распределяются по делам сразу после того, как закончены делопроизводством. Нельзя копить их целый год, а потом посвятить несколько недель подшиванию в папки. Как только документ исполнен и снят с контроля, его нужно поместить в дело.

Коллег нужно постепенно приучать к тому, что документами компании заведует секретарь. Если в подразделении появляется новое дело, то об этом надо сообщить секретарю, который внесет дело в номенклатуру и совместно с компетентным работником установит для него срок хранения. Так в молодой организации формируется система централизованного делопроизводства.

«СПЕЦИАЛЬНЫЕ» ДОКУМЕНТЫ: КАДРЫ И БУХГАЛТЕРИЯ

Кадровые документы. Если секретарь дополнительно занимается в компании и кадровым делопроизводством, то хранению этого пласта корпоративной документации следует уделять особое внимание по следующим причинам:

Кадровые документы подвергаются проверкам гораздо чаще, чем управленческие;

Срок хранения многих документов кадрового делопроизводства измеряется десятилетиями;

Документы по кадрам содержат персональные данные работников, и поэтому требуют не только скрупулезного учета, но и особых условий хранения и допуска к ним.

Дела по работе с персоналом входят в номенклатуру дел на общих основаниях, а вот держать их нужно в шкафу, закрывающемся на ключ, лучше всего железном, идеальный вариант - в особом помещении, которое тоже закрывается на ключ.

Бухгалтерские документы. Поскольку главный бухгалтер несет личную ответственность за сохранность своих документов, то на ранних этапах развития организации он занимается этим сам. Пожалуй, бухгалтерия - единственный отдел, за порядок в документации которого можно быть относительно спокойным.

Постепенно архив бухгалтера выходит за пределы индивидуального сейфа, и возникает вопрос о включении бумаг бухгалтерской и налоговой отчетности в общий массив документов компании для хранения и последующего уничтожения. Документы бухгалтерии тоже включаются в номенклатуру.

Что касается режима хранения, то, в отличие от кадровых документов, особых указаний на этот счет законодательство не содержит. Впрочем, если спросить мнение бухгалтеров, то практически каждый из них скажет, что эти дела тоже лучше держать в отдельном помещении.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Еще один особенный вид документов организации - электронные. Опасность не узнать о них довольно велика, ведь если бумаги в папках стоят на виду и учесть их ничего не стоит, то электронные «живут» в компьютерах коллег. Речь идет о тех документах, жизненный цикл которых совершается в электронном виде. Хрестоматийный пример - журналы регистрации, которые секретарь ведет в MS Excel. Когда придет пора отправлять журнал на хранение, не нужно его распечатывать: это электронный документ, и храниться он должен тоже в электронном виде.

Подразделения должны предоставить информацию об электронных документах по запросу секретаря.

К сожалению, в России до сих пор нет внятно сформулированных инструкций по хранению электронных документов, и это несмотря на то, что в некоторых областях деятельности (например, интернет-маркетинге) объем электронных документов организации стремится к 100 %. Единственное, чем можно руководствоваться, - проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанный ВНИИДАД еще в 2012 г.

Электронные документы вносятся в номенклатуру дел наряду с бумажными и хранятся в течение установленных перечнями сроков.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ПРОЦЕСС!

В первые месяцы работы системы хранения документов секретарю будет не до уничтожения, а если организация молодая, то до этого и вовсе нужно подождать несколько лет. Если все же обнаружатся документы, срок хранения которых истек, то процесс уничтожения организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Главное, что следует помнить: уничтожение документов - централизованный процесс, в котором задействованы многие работники компании, включая ее руководителя. Порвать документ и выбросить его в мусорную корзину - это не уничтожение. Так делать нельзя.

Неважно, появится ли в будущем в организации структурное подразделение «архив» или хранением документов будет заниматься специально уполномоченный сотрудник канцелярии, однако хранить документы нужно, и эта обязанность, как мы выяснили в начале статьи, закреплена на законодательном уровне.

РЕЗЮМЕ

Хранение документов - обязанность организации, закрепленная на законодательном уровне.
Организация системы хранения документов компании начинается с анализа состава документов.
Список дел организации, для которых определены сроки хранения в соответствии со специальными перечнями, выстроенный по специальной форме, образует номенклатуру дел организации.
Системам кадровой и бухгалтерской документации, а также электронным документам уделяется особое внимание.
Уничтожение документов - организованный, централизованный процесс, требующий системного подхода. Просто избавиться от документа нельзя.

Главная » Баня » Архивное хранение документов список организаций. Правила архивного хранения документов